Apprendre Ragic
Apprendre Ragic
Passez-vous beaucoup de temps à calculer combien de ressources investir et quel retour vous pourriez obtenir d'un projet ? Etes-vous agacé de ne pas pouvoir regrouper efficacement tous les revenus, budgets et dépenses liés au projet ? Etes-vous désemparé face à la mutiliplication de factures de divers projets et personnes sous forme papier et électronique car vous ne disposer pas d'une plateforme appropriée pour consolider vos données ?
Si vous rencontrez ces difficultés, il est probable qu'introduire un système électronique pour vous aider à gérer le budget de votre projet puisse considérablement améliorer l'efficacité de votre activité. Pour ce faire, le modèle gratuit de budget et de dépenses de projet offre une excellente solution.
Ragic est une application cloud innovante qui permet de créer et personnaliser sa propre base de données sans recourir à un programmeur. Elle offre la possibilité d'adapter ses outils de gestion à son flux de travail spécifique, que ce soit pour la gestion de projet, des revenus ou des dépenses. Dans un souci d'accessibilité, Ragic a conçu un modèle de budget et de dépenses de projet basé sur les processus les plus courants, et l'a rendu disponible gratuitement pour tous ! Cette solution clé en main ne nécessite aucun investissement, sauf en cas de besoins de personnalisation plus poussés.
Quels types de données le modèle peut-il vous aider à gérer ?
(1) Toutes les données relatives aux flux de trésorerie du projet, du montant total, au budget, au coût, aux revenus et aux bénéfices !
(2) Catégoriser les revenus et les dépenses. Savoir d'un coup d'œil à quels projets ils appartiennent.
(3) Regrouper les informations de facturation. Que les reçus soient sous forme papier ou électronique, vous pouvez les garder en bon ordre. Vous pouvez également configurer les droits d'accès pour autoriser uniquement le service financier ou la comptabilité à passer les dépenses en charges.
Cet article vous présente le modèle de budget et dépenses de projet en décrivant la structure des feuilles et leur utilisation.
Le modèle de budget et de dépenses de projet comprend 5 feuilles : "Projets", "Relevé des revenus", "Relevé budgétaire", "Relevé de facturation", et "Relevé de facturation (comptable uniquement)".
Les données doivent être saisies dans l'ordre suivant :
Ajouter un Projet, puis vous pouvez voir tous les revenus liés au projet dans le Relevé des revenus et organiser vos données budgétaires pour chaque projet dans le Relevé budgétaire. Le Relevé de facturation correspond aux dépenses du Budget prévisionnel, alors que le Relevé de facturation (comptable uniquement) est utilisé par le service financier ou la comptabilité pour passer les dépenses en charges.
Vous pouvez enregistrer dans cette feuille les données de tous les projet de votre entreprise. Cette feuille étant dédié à vos projets, le nom et l'identifiant (ID) de chaque projet sont des champs obligatoires.
La zone de synthèse du projet en haut de la feuille sert à remplir les informations sur le projet, qui comprennent le montant total, le chef de projet et la période du projet. Ensuite, le budget total, les revenus, les coûts et les retours sont calculés automatiquement selon le relevé des revenus et le budget prévisionnel ci-dessous au moyen de formules.
Il y a ci-dessous deux sous-tables, Relevé des revenus et Relevé budgétaire, qui servent à enregistrer tous les revenus et postes budgétaires liés au projet. Le champ Montant est totalisé à l'aide de formules dans les champs indépendants budget total, revenus réels et retour réel. Ici, vous pouvez voir clairement les détails des revenus et des postes budgétaires pour le projet.
Vous trouverez tout en bas un récapitulatif du budget et des dépenses actuels, ce qui peut vous aider à mieux comprendre l'état actuel des dépenses pour le projet.
Cette feuille est une nouvelle feuille créée à partir de la sous-table Relevé des revenus dans la feuille Projets. L'ID du projet est lié aux Projets, et les données du relevé des revenus rempliront automatiquement la sous-table correspondante à l'identifiant du projet.
Les champs de la zone de synthèse des revenus proviennent de la sous-table Relevé des revenus dans la feuille parent et sont définis dans cette feuille comme étant en lecture seule. Si vous devez les modifier, vous pouvez aller dans la feuille parente - Projets - pour les modifier. Les montants de la sous-table Détails des revenus sont additionnés avec une formule et inscrits dans le champ Montant réel. Lorsque le montant prévu et le montant réel ne correspondent pas, le trop-perçu/ou le manque à gagner est calculé en soustrayant le montant prévu du montant réel.
Les informations sur les postes de revenus tels que les versements sont listées ci-dessous dans la section Détails des revenus.
La section des pièces jointes vous permet de télécharger des preuves de revenus, comme les détails du virement d'un client.
Cette feuille est une nouvelle feuille créée à partir de la sous-table Relevé budgétaire dans la feuille Projets. L'identifiant du projet est lié aux Projets, et les données du budget prévisionnel rempliront automatiquement la sous-table correspondante à l'identifiant du projet.
Les champs ci-dessous sont les champs de la sous-table "budget" de la feuille parent et sont configurés comme étant en lecture seule. Le "montant réel dépensé" est la somme des montants dans la sous-table ci-dessous. Le "pourcentage" est calculé en divisant le "montant réel dépensé" par le montant budgété, donnant ainsi une mesure de la part du budget qui a été utilisée.
Le "Détail des coûts réels" peut être utilisé pour enregistrer les dépenses liées au projet et servir à la facturation. Vous pouvez, entre autres, y renseigner des informations telles que la date de demande, le demandeur, le type de demande et le montant dépensé.
Cette feuille est générée à partir de la sous-table "Détail des coûts réels" dans le relevé budgétaire. Les membres du projet peuvent y ajouter de nouvelles entrées lorsqu'ils doivent demander le remboursement de frais liés au projet. Des informations telles que la date de demande, la date de paiement, les conditions de paiement, l'objet et les coordonnées bancaires du demandeur peuvent être saisies ici.
La zone en lecture seule sur la droite est réservée au service financier ou comptable. Voir Relevé de facturation (comptable uniquement).
Cette feuille est une “version multiple” du Relevé de facturation qui ne permet la modification que de la zone réservée au comptable, tandis que les informations de facturation sont en lecture seule.
Le personnel financier/comptable peut remplir les informations de paiement et d'imputation, y compris les informations de reçu, les dates d'imputation et de pièce justificative, ainsi que le montant du remboursement. En bas, vous pouvez télécharger des photos des documents justificatifs tels que les détails du virement.
Après avoir pris le temps de lire la description et les instructions ci-dessus, que faire si le flux de travail de votre entreprise diffère de celui proposé dans le modèle de budget et de dépenses de projet Ragic ? Pas de problème ! Tous les modèles Ragic sont personnalisables. Vous pouvez installer ce modèle et le modifier pour en créer un nouveau qui répond parfaitement à vos besoins, vous faisant ainsi gagner un temps et des efforts considérables par rapport à un démarrage à zéro. Cliquez ici pour consulter le manuel de design.
