Apprendre Ragic
Apprendre Ragic
Lorsqu'on demande quel département est le plus indispensable dans une entreprise, la plupart des enquêtés répondent les ressources humaines ou l'administration. Pourtant, lorsqu'il est question de numérisation, ces deux départements sont souvent négligés. Ainsi, la plupart de nos clients en entreprise avec lesquels nous avons collaboré cherchaient à numériser leur processus PSI, leur GRC ou leur système financier.
Au quotidien, pour les tâches purement administratives, l'utilisation du format papier reste fréquente, notamment pour obtenir des signatures physiques. Ce processus fastidieux de transmission de documents papier pour recueillir des signatures est souvent la principale cause de la faible efficacité des départements administratifs. Pour remédier à cette situation, ce modèle gratuit propose des feuilles de calcul adaptées aux spécificités du travail administratif, facilitant ainsi la transition de votre département vers l'ère numérique.
Afin d'aider votre service administratif à franchir le pas vers la numérisation, examinons comment Ragic peut simplifier le processus d'approvisionnement en fournitures de bureau. Dans ce domaine, les premières étapes qui viennent à l'esprit sont les demandes de fournitures, les achats, ainsi que la tâche laborieuse d'ajout d'articles au système d'inventaire. Nous sommes conscients que ces processus peuvent s'avérer particulièrement contraignants pour les petits départements administratifs (les entreprises étant généralement réticentes à investir dans une solution logicielle dédiée). C'est pourquoi nous avons développé un modèle simple de gestion des fournitures de bureau pour vous accompagner dans cette transition.
Pour ceux d'entre vous qui n'ont pas de compte Ragic, inscrivez-vous maintenant et téléchargez le modèle. (Ne vous inquiétez pas , Ragic ne va rien vous facturer sans votre autorisation).
Pour ceux d'entre vous qui ont déjà un compte, vous pouvez cliquer sur "Installer un modèle" sous l'onglet démarrer et télécharger le modèle Gestion des fournitures de bureau dans la section Administration.
Maintenant, laissez-nous vous présenter le modèle de gestion des fournitures de bureau, simple mais pratique !
Avant de passer au modèle, vous devez établir un inventaire de toutes les fournitures de bureau et autres articles disponibles à la demande et les entrer un par un dans le système. Si vous souhaitez indiquer la marque ou les spécifications, vous pouvez les ajouter dans le champ "Description technique". Vous pouvez également télécharger des photos pour faciliter l'identification des articles si nécessaire.
Rappel :
Si vous êtes à court d'un article souvent acheté et demandé, vous pouvez quand même l'ajouter à la feuille « Fournitures de bureau - Stock » et indiquer que le « Stock » est à zéro dans le système. Ainsi, lorsque qu’un collègue remplira le formulaire de demande à l'avenir, il pourra le sélectionner parmi les options disponibles.
Une fois que vous avez complété la liste des fournitures, vous devez ajouter vos collègues comme utilisateurs internes, de sorte qu'ils puissent voir et utiliser votre feuille. Vous n'aurez pas de frais supplémentaires à payer en ajoutant un nouvel utilisateur (sauf si votre base de données fait partie d'un forfait payant). Et même - nous insistons - si vous deviez à l'avenir payer des frais supplémentaires, le système vous en informera avant tout paiement. Si vous avez besoin d'aide pour ajouter de nouveaux utilisateurs, veuillez consulter cet article.
Dans la feuille “Fournitures de bureau - Formulaire de demande”, cliquez sur Paramètres de notification, et cochez l'option "Me notifier lorsqu'un nouvel enregistrement est créé".
Après avoir complété l'inventaire et ajouté de nouveaux utilisateurs, le modèle de fourniture de bureau est prêt à être mis en ligne. C'est exact, vous avez bien lu ! Il vous suffit d'envoyer l'URL aux collègues qui en ont besoin, et ils pourront directement y indiquer leurs besoins !
Lorsque vos collègues besoin de fourniture pour son bureau, vous pouvez leur demander de se connecter et de remplir le formulaire de demande.
Une fois qu'ils ont terminé de saisir leurs demandes et qu'ils ont cliqué sur Sauvegarder, vous recevrez une notification par e-mail.
Une fois que vous avez reçu la notification pour le formulaire de demande, vérifiez s'il y a suffisamment de stock (passez le curseur sur le champ numérique pour afficher la quantité en stock à droite). Si le stock est suffisant, vous pouvez demander au collègue de venir le récupérer directement et de remplir les champs "Qté reçue" et "Reçu par". Si la quantité complète ne peut pas être fournie, vous pouvez le noter dans le champ "Remarque".
Rappel :
Si vous avez cliqué sur le bouton par accident, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "Annuler la mise à jour du stock" pour restaurer la quantité correcte de fournitures en stock !
Si un collègue demande plus que ce qu'il y a d'objets en stock, vous allez devoir remplir un bon de commande :
Rappel :
Si vous avez cliqué sur le bouton par accident, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "Annuler la mise à jour du stock" pour restaurer la quantité d'origine.
Que faire si des collègues ajoutent des objets "originaux" dans la liste des fournitures de bureau ? Il suffit d'aller dans le "Panneau des droits d'accès globaux" et de modifier les droits d'accès pour la feuille "Fournitures de bureau - Stock" afin d'empêcher ces collègues d'exprimer leur créativité au mauvais endroit.
