Apprendre Ragic
Apprendre Ragic
Lorsque votre entreprise recrute, il serait idéal que les CV affluent dans votre boîte de réception dès la publication de la description du poste ou qu'un événement de recrutement se termine. Cependant, pour le service RH, le personnel ou le propriétaire d'une petite entreprise en charge des recrutements, le processus entier peut être fastidieux : trier les CV, envoyer des invitations à des entretiens, enregistrer les performances des candidats, puis envoyer une offre d'emploi.
Les sites de recrutements proposent souvent des fonctions de base comme le filtrage des candidatures, la gestion des CV et l'envoi d'invitation. Toutefois, ils ne répondent jamais totalement à vos besoins. Pour trouver des talents de qualité, la plupart des entreprises utilisent plusieurs canaux de recrutement. Une offre d'emploi n'est pas seulement publiée sur un seul site, elle peut également être affichée lors de salons de l'emploi, d'événements de recrutement sur les campus, sur le site web de l'entreprise, sur les réseaux sociaux ou tout simplement par bouche à oreille. Avec des CV provenant de tous ces différents canaux, il n'existe pas de plateforme unique où le responsable du recrutement peut gérer toutes les informations de manière uniforme.
Même lorsque la plupart des CV sont sur une seule plateforme spécifique, son système intégré ne propose généralement que des fonctions de gestion de données de base. Les fonctions avancées telles que la définition des droits d'accès aux CV, la présentation personnalisée des informations et le suivi automatique de l'avancement du recrutement doivent être configurées manuellement. Il est donc crucial d'avoir un outil de gestion des CV et des recrutements centré sur l'entreprise (et non sur le canal).
Comme l'achat ou le un système de recrutement dédié est souvent trop coûteux, trop complexe et trop chronophage pour les petites et moyennes entreprises, beaucoup de sociétés se tournent vers Excel comme outil de gestion universel. Lorsqu'elles estiment avoir reçu suffisamment de CV, elles compilent manuellement les lettres de motivation et les données des CV dans une feuille Excel. Elles y mettent en évidence le poste, le nom, l'expérience professionnelle, la formation et les critères spécifiques demandés, puis transmettent le tout au responsable du recrutement.
Une fois transmis au responsable du recrutement, celui-ci devra manuellement mettre à jour l'ensemble du fichier à chaque fois qu'un CV très prometteur arrive dans votre boîte de réception. De plus, si après avoir interviewé plusieurs candidats sans succès, le responsable décide de réviser les critères de recrutement (ce qui arrive souvent), votre magnifique fichier Excel devra être réorganisé, et vous devrez refaire tout le travail de classement des CV.
Ne serait-il pas formidable d'avoir un outil de gestion aussi facile à utiliser qu'Excel, permettant l'importation de fichiers Excel et offrant des possibilités qu'Excel n'a pas, comme la synchronisation des données, le contrôle d'accès par feuille et d'autres intégrations fonctionnelles, sans la complexité et la rigidité des systèmes traditionnels ? C'est précisément ce que le modèle de recrutement de Ragic peut vous offrir, le tout gratuitement.
| Comparaison des outils de gestion | Plateforme de recrutement | Excel | Système dédié | Modèle Ragic gratuit |
| Avantages | L'intégration avec les canaux de recrutement permet de centraliser l'ensemble des informations nécessaires | Facile à utiliser, très flexible | Intégration flexible de différents canaux, gestion unique de la sélection des CV au processus d'embauche. Intégration avec d'autres modules RH de la même entreprise. | Le modèle gratuit de Ragic peut faire tout ce que fait un système dédié. Il est gratuit, facile à apprendre et prend en charge l'importation de fichiers Excel. Quatre feuilles simples couvrent les fonctions essentielles tout en permettant une intégration avec d'autres modèles gratuits de Ragic. Besoin de plus ? Une mise à niveau payante vous permet de le personnaliser selon vos besoins. |
| Inconvénients | Ne gère qu'un seul canal - ne répond pas aux besoins de gestion avancée | Chronophage, sujet à l'erreur humaine, difficile à partager et à synchroniser entre collègues | Pour une petite entreprise, les systèmes dédiés utilisés habituellement peuvent avoir trop de fonctions, coûter trop de temps et d'argent tout en manquant de flexibilité |
Installation: cliquez sur ce lien pour le télécharger. Vous pouvez créer un compte totalement gratuit ayant jusqu'à 1000 entrées. Vous n'avez pas besoin de saisir vos informations de carte de crédit, donc vous n'avez jamais à vous soucier d'être facturé par accident.
Vous pouvez également vous rendre sur ragic.com, faire défiler la page vers le bas, accéder au navigateur de modèle et sélectionner le module RH - Recrutement pour le télécharger.
Si vous n'avez pas encore créé de compte Ragic, le système vous guidera à travers l'inscription pour un compte gratuit, la création d'une base de données et l'installation de ce modèle dans votre base de données. Tout cela est entièrement gratuit et soyez assuré que nous ne vous facturerons pas sans votre consentement.
Composants :：
Les modèles Ressources Humaines de Ragic comprennent le modèle de recrutement et les fiches de gestion des employés une fois que la personne est embauchée. Celles-ci couvrent la gestion du personnel (Gestion des employés), celle du temps de travail (Fiche de présence, Demande de versement d'heures supplémentaires, Congés), et les évaluations (Auto-évaluation, Performance des employés).
Le Modèle de recrutement a 4 fiches : Formulaire de demande de personnel, Offres d'emploi, CV candidat, et Compte rendu d'entretien du candidat.
Ces 4 fiches sont en réalité 2 feuilles avec des versions multiples, ce qui permet une gestion précise des droits d'accès lors de l'enregistrement des données provenant de différents canaux. La première feuille, qui répertorie les offres d'emploi et leurs descriptions, a deux versions : Formulaire de demande de personnel et Offres d'emploi. La première est à usage interne, tandis que la seconde est pour les candidats externes. La seconde feuille, qui gère les informations des CV, a une version pour les CV des candidats et une pour la gestion des candidatures. La première accepte les soumissions externes, tandis que la seconde contient les informations internes. Les flux impliqués sont illustrés dans la figure ci-dessous.
Les données doivent être saisies dans l'ordre suivant :
Formulaire de demande de personnel -> Offres d'emploi -> CV candidat -> Dossier d'entretien du candidat
La première étape du recrutement consiste à décider du type de personne que vous souhaitez embaucher et à rédiger une description de poste. Le service RH, le personnel, le responsable du recrutement ou le chef d'entreprise lui-même peut d'abord se rendre sur la feuille Formulaire de demande de personnel pour annoncer en interne le besoin de recrutement.
Cette feuille a une structure simple, la seule chose légèrement complexe est la configuration des droits d'accès, car les informations liées au personnel sont sensibles. Lorsque vous venez de soumettre vos besoins de recrutement, en plus de restreindre l'accès externe, les droits de lecture/écriture internes doivent également être modérés. Les paramètres des droits d'accès pour cette feuille sont les suivants :
(1) Tous les employés (utilisateurs internes) peuvent soumettre des besoins de recrutement, mais ils ne peuvent consulter et modifier que les informations des postes qu'ils ont eux-mêmes soumises, et non celles des autres employés. (Utilisateur interne défini sur "Utilisateur de sondage")
(2) Les Ressources Humaines (groupe RH par défaut) peuvent gérer toutes les données, y compris l'ajout de nouvelles données, la consultation et la modification de toutes les entrées. (Groupe RH défini sur "Admin"). Si le chef d'entreprise est également impliqué, il suffit de l'ajouter au groupe RH.
(3) L'exception à ces deux groupes est l'utilisateur dans le champ "Contact du département", qui a également les droits de consultation et de modification des données, même s'il ne fait pas partie du groupe RH ni n'est l'auteur de l'entrée. Pour ce champ, l'utilisateur peut indiquer le nom de son superviseur ou du responsable du recrutement du département afin qu'il puisse examiner les données. Sinon, les RH peuvent remplir les champs "Département requérant" et "Contact du recrutement du département" et laisser le contact du département compléter ou modifier les besoins de recrutement, la description du poste et les critères. (Le système est conçu pour assigner les données au contact du département)
Après avoir décidé qui est responsable de remplir le formulaire, il suffit de renseigner les informations pertinentes. Le champ "Progression actuelle" peut être utilisé pour filtrer les entrées en fonction de l'avancement du processus de recrutement. Celles définies comme "Recrutement en cours" apparaissent sur les feuilles publiques "Description du poste", donc nous recommandons de remplir ce champ. "Nom de l'entreprise" et "Département requérant" sont utilisés pour contacter les candidats pour des entretiens et des offres d'emploi, et sont donc des champs obligatoires. Le "Numéro de demande" est généré automatiquement par le système. La section "Compte rendu d'entretien" en bas n'a pas besoin d'être remplie ; elle sera automatiquement complétée par le système. Après avoir rempli le formulaire, il suffit de cliquer sur enregistrer.
Après avoir soumis un "Formulaire de demande de personnel", son autre version (version multiple), la feuille "Offres d'emploi", recevra automatiquement une nouvelle entrée identique. Tant que le statut est défini sur "Recrutement", l'entrée apparaîtra sur la feuille publique "Offres d'emploi". (Ce design est réalisé grâce à un filtre fixe).
La feuille "Description du poste" est configurée pour être visible par tous les utilisateurs, y compris ceux qui ne sont pas connectés, mais les entrées ne peuvent pas y être ajoutées ou modifiées. Cette feuille peut servir de tableau d'affichage des offres d'emploi pour l'entreprise. Vous pouvez utiliser l'outil d'intégration Web de Ragic pour intégrer la feuille sur le site web de l'entreprise. Vous pouvez également copier l'URL de la feuille et publier le lien sur le site web pour que les intéressés puissent consulter les informations via ce lien.
Les champs que les utilisateurs externes n'ont pas besoin de voir, comme le contact du département, sont supprimés de cette feuille.
Dans le coin inférieur droit de la feuille "Offres d'emploi", il y a un bouton intitulé "Postuler maintenant (Cliquer pour Remplir le CV)". En cliquant sur ce bouton, l'utilisateur est dirigé vers la feuille suivante, "CV candidat", où il peut remplir son CV.
Notez que puisque les feuilles "Formulaire de demande de personnel" et "Offres d'emploi" sont des versions multiples d'une même feuille et partagent le même ensemble de données, toute modification sur le "Formulaire de demande de personnel" peut affecter la feuille "Offres d'emploi" (sauf si le champ n'est pas présent dans la feuille "Offres d'emploi").
Le candidat peut directement remplir les informations requises sur la feuille "CV candidat" ou télécharger son CV. Vous pouvez également saisir les données de CV que vous avez reçues par d'autres canaux dans cette feuille. Autrement, vous pouvez importer des entrées directement à partir de fichiers Excel correctement formatés.
Tout le monde a accès à cette feuille, y compris les utilisateurs qui ne sont pas connectés. Néanmoins, le droit d'accès configuré pour "tout le monde" est Utilisateur d'enquête, ce qui signifie que le candidat ne peut voir que les données qu'il a remplies et non celles des autres, assurant ainsi la confidentialité des données.
Lors de la saisie de données sur cette feuille, les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. Cliquez sur le champ "Photo" pour télécharger un fichier photo. Cliquez sur les champs demandant une pièce jointe pour télécharger les fichiers demandés. Les champs grisés (Numéro de candidat, Ancienneté, etc.) sont remplis automatiquement et n'ont pas besoin d'être saisis manuellement.
En cliquant sur "Poste souhaité", toutes les offres d'emploi répertoriées dans la feuille "Description du poste" s'afficheront. Sélectionnez simplement le titre du poste qui vous intéresse. (Cette fonctionnalité utilise la fonction Lier et Charger ).
"Compte rendu d'entretien du candidat" est une version multiple de la fiche "CV candidat". Toutes les données de "CV candidat" seront chargées dans cette feuille, mais en mode lecture seule pour éviter toute modification accidentelle. Les champs non liés au CV sont utilisés pour gérer le processus d'entretien et de recrutement de ce candidat.
Les droits d'accès pour cette feuille sont similaires à ceux du "Formulaire de demande de personnel". Le groupe RH dispose des droits d'administration, tandis que les utilisateurs réguliers peuvent saisir des données sans pouvoir voir celles des autres utilisateurs. La seule exception concerne l'utilisateur dont le nom est inscrit dans le champ "Interviewer", qui obtiendra les droits d'administration pour cette entrée.
Comme vous pouvez le voir, la feuille est divisée en trois sections par couleur. De haut en bas, il s'agit de : informations de base, suivi des contacts pour l'entretien, et compte rendu de l'entretien. Si vous décidez de ne pas interviewer ce candidat, les deuxième et troisième sections resteront vides. Si vous invitez le candidat sans recevoir de réponse, la troisième section restera vide. Si le champ "Interviewer" dans la case rouge est rempli, cette personne recevra des droits d'administration pour cette entrée, afin qu'elle puisse enregistrer et suivre le statut de ce candidat.
Sur la capture d'écran ci-dessus, vous pouvez voir qu'en bas à droite de la feuille de gestion des candidats, il y a 3 boutons : "Envoyer une lettre d'invitation à un entretien", "Envoyer une lettre d'offre d'emploi" et "Convertir l'enregistrement en feuille de gestion des employés". Ces boutons sont tous conçus en utilisant la fonction Boutons d'action personnalisée.
Parmi ceux-ci, les boutons "Envoyer une lettre d'invitation à un entretien" et "Envoyer une lettre d'offre d'emploi" utilisent la fonction Bouton d'e-mail personnalisé. Il suffit de cliquer sur le bouton "Envoyer une lettre d'invitation à un entretien" et le système enverra automatiquement une invitation à l'entretien à l'adresse e-mail figurant sur le CV du candidat. Il en va de même pour l'e-mail d'offre d'emploi. Avant d'appuyer sur le bouton pour envoyer un e-mail, vous pouvez ajouter une entrée de test dans la feuille de CV des candidats avec votre propre adresse e-mail pour vérifier si le contenu de l'e-mail correspond à vos attentes et si les informations des champs sont correctement remplies.
Si le candidat répond à l'e-mail d'invitation à l'entretien ou à l'e-mail d'offre d'emploi envoyé par le système, le contenu des réponses est automatiquement enregistré dans la section "réponse" de la feuille de gestion des candidats. Vous pouvez répondre directement au candidat dans cette section. Cela fonctionne de la même manière que notre Modèle de tickets de service client.
Note : la règle pour les adresses e-mail est : {account}.{}.{sheet parameter}@tickets.ragic.com. Par exemple, si l'URL du formulaire qui envoie l'e-mail est https://www.ragic.com/nomducompte/support1/1, l'adresse e-mail serait nomducompte.support1.1@tickets.ragic.com.
"Convertir l'enregistrement en feuille de gestion des employés" est un bouton de conversion des enregistrements qui permet de copier les données du CV vers la feuille de gestion des employés. Avant d'utiliser cette fonction, assurez-vous d'avoir téléchargé et installé ce modèle gratuit.
| Nom de la feuille | Invité | Employé de l'entreprise | RH (ou manager ajouté au groupe RH) |
| Formulaire de demande de personnel (usage interne) | Pas d'accès (ne peut pas voir) | (1)(1) Un employé régulier ne peut voir que ses propres données (2) Si le "Contact du département" n'est pas vide, le contact du département peut voir/éditer. | Admin |
| Offres d'emploi | Lecture seule | Lecture seule | Admin |
| CV candidat | Ne peut voir que ses propres données. Ne peut pas voir ou éditer après avoir soumis les données et quitté la page. | Admin | |
| Dossier d'entretien du candidat | Pas d'accès (ne peut pas voir) | (1)Un employé régulier ne peut voir que ses propres données (2) Si "Interviewer" n'est pas vide, l'interviewer peut voir/éditer. | Admin |
Vous pouvez personnaliser le Modèle de recrutement pour qu'il réponde mieux à vos besoins. Cependant, si vous voulez modifier le modèle gratuit, vous allez devoir passer au forfait Professionnel payant à 19 USD par mois et par utilisateur. (Veuillez consulter les tarifs ici)
.Voici quelques paramètres avancés et des modifications que vous pouvez apporter au design :
Ajouter un processus d'approbation: si nécessaire, vous pouvez configurer un processus d'approbation dans le formulaire de demande de personnel ou la feuille "Dossier d'entretien du candidat", et ne rendre les offres d'emploi officielles et les publier sur le tableau d'affichage public qu'après approbation
Ajuster les paramètres liés aux e-mails: vous pouvez modifier le contenu de l'e-mail de vérification personnalisé à partir du mode design.
