Apprendre Ragic
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Gérer les données des ressources humaines peut sembler facile et simple au début en utilisant des tableurs, mais cela deviendra très vite compliqué et agaçant à mesure que la taille et le nombre de fichiers augmenteront de façon exponentielle.
Vous avez porbablement un dossier avec des fichiers pour les informations générales des employés, les heures d'absence, le calcul des salaires, les évaluations de performance, etc...Le plus gros problème avec ces tableurs est que lorsqu'ils sont détachés, le traitement manuel de ces données par copier-coller ou par référencement visuel devient de plus en plus difficile au fur et à mesure que votre entreprise grandit.
Même si les tableurs améliorent la productivité par rapport à l'usage de document papier, ils restent inadaptés pour être utilisés comme une base de données. Comme il est difficile d'établir des relations automatiques entre ces formulaires, il faudra constamment copier-coller des formulaires de demande de congés vers la feuille de données principale pour calculer les heures d'absence, ou référencer visuellement manuellement à partir de la feuille d'informations générales des employés pour enregistrer leurs données sur un autre formulaire.
Ces actions sont non seulement lentes et inefficaces, mais peuvent aussi causer des erreurs majeures nécessitant une dépensede temps et d'énergie supplémentaire pour être corrigées.
Afin d'éviter ces problèmes, la meilleure solution est de passer des tableurs à un système de base de données. Et si vous êtes déjà familier avec les tableurs, alors utiliser Ragic pour gérer vos données ne vous posera aucune difficulté.
Avec Ragic, vous pouvez concevoir et administrer votre propre base de données faite sur mesure, sans que vous ayez à coder quoi que ce soit. Chaque utilisateur peut facilement personnaliser sa propre base de données, tout comme il créerait de nouvelles feuilles de calcul dans Excel ou d'autres outils similaires.
Mieux encore, vous pouvez facilement utiliser les outils intégrés pour créer des relations entre les feuilles, gérer les droits d'accès, permettre aux utilisateurs de collaborer facilement à partir de leur base de données Ragic.
De plus, avec Ragic, vous pouvez modifier le design de votre base de données quand vous le voulez et comme vous le voulez, sans avoir aucune connaissance de programmation. Chose que vous ne pourrez pas faire en utilisant un logiciel de base de données traditionnel.
Pour vous donner un bon départ dans la gestion des RH avec Ragic, nous avons déjà des modèles associés que vous pouvez télécharger dans votre base de données. Ces feuilles étant simples et faciles à comprendre, vous pouvez ainsi commencer immédiatement à gérer vos données RH. Et si nécessaire, vous pouvez toujours modifier le design de n'importe quelle feuille pour répondre aux exigences de gestion de vos données.
Ce post vous présente les quatres modèles de base de feuilles de gestion des RH, comprenant la Gestion des employés, la Feuille de temps, les Demandes d'heures supplémentaires et les Congés. De plus, nous verrons comment la feuille Annuaire téléphonique (sous la catégorie Administration) a été créée. La feuille Gestion des employés joue un rôle centrale dans la catégorie RH car toutes les autres feuilles RH lui sont liées. Donc, quelle que soit la feuille que vous installez dans la catégorie RH, la feuille Gestion des employés sera installée en même temps. Les trois autres feuilles peuvent ensuite être installées indépendamment.
Les données doivent être entrées dans l'ordre suivant :
Commencez par remplir le formulaire de Gestion des employés, puis vous pourrez saisir des données dans la Feuille de temps, Demande d'heures supplémentaires, et Congés.
La conception de notre système de gestion des RH est articulé autour de la feuille Gestion des employés, qui est utilisée pour gérer toutes les données des employés. La feuille est divisée en quatre sections : informations sur l'employé, coordonnées, expérience professionnelle et formation.
Cette feuille est essentiellement une fiche d'informations d'emploi électronique et chaque champ doit être compris instantanément. Si les champs ne correspondent pas aux besoins de votre entreprise, vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des champs.
Dans les champs de sous-table (des sous-tables personne à contacter en cas d'urgence, expérience professionnelle et formation), vous pouvez créer des relations un-à-plusieurs avec les données des employés. Par exemple, un seul employé peut avoir de nombreux emplois ou établissements scolaires dans le passé.
Cette feuille est utilisée pour enregistrer les heures de travail des employés et est liée à la feuille de Gestion des employés par le champ ID d'entrée dans la section Informations sur l'employé. Une fois l'ID d'entrée saisi, le nom, le numéro d'employé, le département et le titre correspondants sont automatiquement remplis, vous évitant ainsi la peine de saisir manuellement des données redondantes. Le sous-tableau en bas vous permet de remplir les détails des heures de travail de l'employé.
Le formulaire de Demande d'heures supplémentaires fonctionne de manière similaire à la Feuille de temps, où vous pouvez automatiquement faire remplir les informations de l'employé précédemment saisies en un clin d'œil ! Comme pour la feuille de temps, la sous-table en bas vous permet de saisir les détails des heures supplémentaires de l'individu.
En haut du formulaire des Congés, vous pouvez sélectionner le type de congé. Dans la partie inférieure, en sélectionnant l'ID d'entrée, les informations de l'employé se remplissent automatiquement. Le champ des heures totales est calculé automatiquement par une formule basée sur les dates (et heures) des jours de congé, en excluant les pauses déjeuner et les week-ends.
Une fois que vous avez transféré toutes vos données dans Ragic, vous pouvez filtrer vos entrées dans votre page liste. Vous pouvez par exemple trouver le total des heures de congé prises par un employé particulier ou voir en un coup d'œil comment le personnel d'un département particulier prend ses congés, le tout facilement en quelques clics.
Si vous voulez soustraire les jours fériés des heures totales dans la feuille de Congés, vous devez ajuster les paramètres de la fonction NETWORKDAYS dans la formule.
Puisque les dates des jours fériés diffèrent chaque année, si vous utilisez la fonction NETWORKDAYS dans plusieurs feuilles, mais que vous voulez éviter de modifier les paramètres de chaque fonction chaque année, utiliser des constantes globales peut vous faire gagner beaucoup de temps.
L'Annuaire téléphonique est un modèle rattaché à la catégorie d'onglet Administration plus qu'à l'onglet RH . Cependant, il s'agit en fait d'une version multiple de la feuille Gestion des employés, ce qui signifie que différentes vues de ce formulaire ont été configurées pour répondre à différents besoins. Les différentes versions partagent la même source de données et sont liées entre elles. La feuille Gestion des employés étant utilisée par le service des ressources humaines, elle affiche donc des informations personnelles détaillées. En revanche, l'Annuaire téléphonique a été conçu pour permettre aux employés de se contacter, du coup seules les informations de contact de base sont affichées tandis que le reste est masqué. Vous pouvez également définir des droits d'accès différents pour chaque version multiple.
Si vous voulez voir les informations de feuille de temps, d'heures supplémentaires et de congés de chaque employé dans l' entrée Gestion des employés qui leur est dédiée, vous pouvez le faire en créant une sous-table de référence. Elle vous permettra de rassembler toutes les informations d'autres feuilles liées à un employé particulier afin de tout voir en un seul endroit.
Alors, qu'attendez-vous ?
