Installée en un week-end, toujours performante huit ans plus tard – Comment Franklyfluent a créé sa base de données "super compacte"

“Nous traduisons des idées, pas seulement des mots,” says Jordan Woolley, explique Jordan Woolley, cofondateur de Franklyfluent, une agence de transcréation basée à Londres. Contrairement aux agences de traduction traditionnelles, franklyfluent est spécialisée dans l’adaptation de contenus marketing de manière à en préserver le sens original, tout en restituant le ton et l’émotion pour toucher efficacement le public cible.

La transcréation, ou traduction créative, se distingue de la traduction classique : plutôt que rester fidèle mot à mot au texte source, la transcréation prend en compte les contextes culturels et linguistiques plus large, ce qui signifie que, souvent, il s'agit de réécrire un nouveau texte pour s'assurer que l'idée de départ trouve un véritable écho auprès des différents publics internationaux – un point crucial pour les campagnes marketing. Ainsi, quand KFC a traduit “finger-lickin' good” par “mangez avec vos doigts” en chinois, for instance, le fameux slogan a échoué à évoquer les mêmes sensations gustatives auprès de son audience chinoise. Pire encore, certains consommateurs se sont agacés devant ce qui était pour eux une allusion à des manières peu éduquées et grossières. A l'inverse, le slogan employé en chinois par De Beers, “Un diamant est éternel. Transmettez-le de génération en génération” fait subtilement référence à la tradition chinoise des héritages familiaux, créant ainsi une véritable résonance culturelle. Lorsqu'il s'agit de traduire des messages marketing, Franklyfluent sait exactement comment éviter les bourdes comme celles de KFC et créer des messages aussi percutants que celui de De Beers.

Au fil des années, l'agence s’est constituée une clientèle fidèle, parmi laquelle figurent de grands noms comme Google et Xerox. Franklyfluent se distingue des autres sociétés de traduction sur deux points essentiels : une sélection rigoureuse des talents, et une implication profonde dans le processus créatif.

L’agence investit beaucoup d’énergie dans le recrutement de talents d’exception. La transcréation est un art subtil qui exige bien plus qu’une simple maîtrise linguistique : il faut également une compréhension fine des cultures, une sensibilité aux nuances de ton et une aisance avec différents styles d’écriture. Franklyfluent recherche activement des traducteurs et des relecteurs aux quatre coins du monde, puis les soumet à un processus de sélection rigoureux. De plus, savoir rapidement et justement associer les profils les plus adaptés à chaque projet est un autre atout majeur qui distingue l’agence de ses concurrentes.

Franklyfluent fait passer les projets de transcréation à un niveau supérieur grâce à une implication active dans le processus créatif. Contrairement à certains prestataires de traduction traditionnels, les chefs de projet de l'agence analysent les textes originaux en anglais pour en identifier les éléments clés sur le plan marketing et créatif, tels que les références culturelles, la tonalité du discours, ainsi que toutes les informations sur les attentes des consommateurs qui pourraient aider l'équipe créative dans la réalisation des tâches qui lui sont attribuées. Cette implication approfondie demande aux chefs de projet de faire le lien entre clients et équipes créatives, de mener des échanges détaillés avec chacun, et de suivre en parallèles les progrès des différentes parties impliquées.

Pour pouvoir associer rapidement et avec précision les bons talents à chaque mission, Franklyfluent avait besoin d’une base de données permettant de comparer efficacement tous les critères essentiels et d'aider ainsi à affiner les recherches. Et pour que les chefs de projet puissent se concentrer sur le cœur du travail de transcréation, il leur fallait un système de gestion offrant une vision globale claire de l’ensemble du projet. Franklyfluent a trouvé cette solution avec Ragic : “Nous avons commencé à utiliser Ragic alors que la société n’avait que quelques mois d’existence. Nous l’avons mis en place en quelques jours, probablement juste le temps d’un week-end.” Huit ans plus tard, alors que l’activité continue de croître et que les données s’accumulent, la structure de la base reste quasiment inchangée. “Nous y avons apporté quelques ajustements au fil du temps, mais nous fonctionnons toujours parfaitement avec les cinq fiches que nous avions créées dès le départ.” Alors que les systèmes d’information de nombreuses entreprises ont tendance à se complexifier avec le temps, Franklyfluent a su, grâce à une conception réfléchie, atteindre – et maintenir – un haut niveau d’efficacité depuis plus de huit ans. Voyons maintenant comment ils utilisent Ragic.

Trouver le profil adapté

Spécialisée dans de nombreuses langues et des secteurs variés, l'agence collabore avec une grande diversité de talents créatifs, allant de rédacteurs publicitaires à des journalistes, stratèges ou designers répartis aux quatre coins du monde. Ragic prend en charge les parties les moins créatives, comme garder des données précises sur chaque talent, mais trouver le bon talent pour chaque projet ne se résume pas à une simple comparaison de critères objectifs – il faut des années d’expérience pour développer l’intuition de ce qui fait une équipe vraiment performante. Cette dimension humaine est au coeur de l'activité même de Franklyfluent.

“Lorsqu’on reçoit un projet dans une langue avec laquelle on travaille rarement, on se tourne vers Ragic,” explique Jordan, “Ragic nous permet de réduire rapidement le champ des possibles, ce qui nous aide à constituer la bonne équipe sans tarder — et à nous concentrer sur les aspects créatifs du projet.”

Croiser les informations pour plus de clarté

Lorsqu’un client se présente avec un projet potentiel, l’équipe de gestion de projet se tourne vers Ragic pour configurer et suivre la nouvelle mission. Une fois le projet confirmé et lancé, les talents créatifs, comme le traducteur et le relecteur, sont assignés et suivis dans la plateforme pour chacune des langues traitées.

En un seul clic, un chef de projet peut accéder à toutes les informations pertinentes : données clés du projet, mais aussi profils des collaborateurs impliqués. Cette vue d’ensemble rapide et complète facilite grandement la planification et la prise de décision.

Avec l’outil de liaison de Ragic, les informations saisies dans une fiche sont automatiquement reprises dans les autres fiches concernées. Par exemple, lorsqu’un chef de projet désigne Keiko comme directrice créative pour une campagne hôtelière en japonais, son profil est automatiquement mis à jour dans la fiche correspondante, et le projet vient s’ajouter à son portfolio. En parallèle, un bon de commande est généré automatiquement pour assurer le suivi des aspects financiers.

Faire plus avec moins – la perfection en cinq feuilles

Chez Franklyfluent, chaque décision est prise en pesant soigneusement les coûts et les bénéfices, pour faire tourner l’agence aussi efficacement que possible. L’équipe a longuement réfléchi à ce qui fait une bonne base de données avant de choisir Ragic. Elle a compris qu’un système bien conçu devait rester concis : éviter les feuilles superflues et les informations non essentielles pour conserver une navigation fluide et une structure vraiment fonctionnelle.

C’est au cours d’un week-end en 2014 que les cinq feuilles toujours utilisées aujourd’hui ont été mises en place.Au départ, cette limite était liée à des raisons budgétaires (l'abonnement Ragic Léger permet en effet de disposer de cinq feuilles personnalisables). Ils avaient envisagé d’ajouter d’autres fiches pour permettre aux traducteurs potentiels de créer eux-mêmes leur profil dans la base de talents, mais ils ont réalisé qu’automatiser cette étape n’était pas forcément utile : une feuille supplémentaire aurait certes pu faire gagner un peu de temps, mais elle aurait aussi introduit des informations redondantes ralentissant le tri et le filtrage. “Cette contrainte de cinq feuilles nous a en fait rendus plus créatifs. S’il n’y avait pas eu cette limite, on aurait probablement ajouté d’autres fiches… alors qu’en réalité, on a pu construire un système encore plus efficace sans en rajouter..”

Avec le temps, plus les données s’accumulent, plus Ragic devient utile — mieux on connaît ses clients et son vivier de talents, plus il est facile de faire les bonnes associations. Même si la base du design des feuilles n’a pas changé depuis des années, la flexibilité de Ragic permet d’y apporter facilement des ajustements ponctuels. “On a conçu Ragic à notre façon, donc si quelque chose nous ralentit, on le modifie. Pouvoir faire les changements soi-même, ça évite de devoir composer avec un système lourd ou trop rigide,” conclu Jordan.