D’une gestion chaotique sur tableurs à une base de données Ragic complète : l’expérience de migration de données de Resort Travel Management

Lorsque les entreprises démarrent leur activité, beaucoup choisissent d'utiliser des outils de tableur pour gérer leurs données en raison de leur accessibilité et de leur popularité. Cependant, ce qu'elles découvriront tôt ou tard, c'est que les tableurs sont loin d'être idéaux lorsqu'il s'agit de gérer une grande quantité de données ou de créer des processus complexes (flux de travail, droits d'accès, flexibilité des paramètres des champs, etc...). Pour aggraver les choses, les tableurs ne garantissent pas l'exactitude des données, ce qui signifie que les utilisateurs devront soit consacrer un temps considérable à la révision de chaque détail de leurs tableurs, soit prier pour qu'il n'y ait pas d'erreurs de données majeures susceptibles d'affecter leurs activités.

Resort Travel Management, une entreprise américaine du secteur du tourisme située à Williamsburg, en Virginie, a vécu exactement les situations décrites ci-dessus. Se concentrant dans les locations à temps partagé, elle doit traiter des données concernant à la fois les bailleurs et les acheteurs de temps partagé, y compris leurs transactions par points et les disponibiités des propriétés. Au départ, toutes les données étaient gérées sur différents fichiers de tableur sans aucune relation entre elles, ce qui obligeait les employés à traiter les flux de travail manuellement, comme la saisie des données, l’utilisation de calculs, l’organisation des formats de données ou le transfert d’informations d’une feuille à l’autre. Par exemple, les employés de Resort Travel Management devaient calculer l’inventaire et la disponibilité des multipropriétés en temps réel, une tâche quotidienne qui, non seulement était lente et frustrante, mais qui pouvait également entraîner des erreurs de calcul dues à des formules incorrectes. De plus, lors de la production de rapports, ils ne parvenaient pas à obtenir des données fiables, car une même valeur pouvait être entrée sous différents formats : une ville pouvait être inscrite comme “NYC”, “New York” ou “New York City”, une date pouvait être saisie au format “yyyy/mm/dd” ou “dd/mm/yyyy”, ou encore des numéros de téléphone pouvaient être saisis avec ou sans tirets entre les chiffres.

Alaina Saunders, membre du département administratif de Resort Travel Management, a rapidement constaté que l'entreprise devait trouver une solution pour éliminer les problèmes causés par les tableurs et améliorer la productivité de l'organisation. Elle recherchait un système simple capable de centraliser toutes les données clients tout en rendant les flux de travail plus automatiques, précis et efficaces. Après avoir testé plusieurs applications liées aux données, Ragic s’est révélé être le logiciel le plus adapté, car il était à la fois flexible, adaptable et abordable. Un avantage supplémentaire pour Alaina était la flexibilité de Ragic en termes de personnalisation. Elle pouvait facilement créer des flux de travail automatiques personnalisés, définir des formules et des conditions pour chaque donnée, et gérer les droits d'accès pour chaque utilisateur sur chaque feuille de la base de données. En résumé, Ragic était sans aucun doute l'outil de base de données parfait qu'Alaina recherchait pour Resort Travel Management.

Démarrage en douceur

Lors de la création de la base de données, Alaina n'a rencontré que peu d'obstacles majeurs grâce à l'interface utilisateur simple et logique de Ragic. Et, ayant déjà une grande expérience avec différents types de tableurs, elle a facilement compris la gestion et la présentation des données sur Ragic. La prochaine étape consistait à trouver et déterminer les outils et fonctions nécessaires pour ses feuilles, comme l’utilisation du champ de sélection pour restreindre le nombre et le format des catégories, définir les bonnes formules pour les calculs liés à la gestion des points des clients, et configurer de manière complète les droits d'accès afin que leurs clients puissent traiter et consulter les bonnes informations sur les bonnes feuilles. Heureusement, grâce à la documentation détailée de Ragic et au support par e-mail, elle a pu acquérir les connaissances nécessaires pour utiliser les outils dont elle avait besoin et les ajouter à ses feuilles.

Avant l'utilisation de Ragic, les données de Resort Travel Management étaient gérées sur Google Sheets. Cela signifie que toutes ces anciennes données ont été facilement transférées vers leur nouvelle base de données Ragic grâce aux outils d'importation. Il lui a suffit de formater correctement ses tableurs, puis de choisir d'importer vers une feuille Ragic existante ou d'en créer une nouvelle. Cette fonction lui a permis d'aller vite dans la création de sa nouvelle base de données, car elle a pu continuer à utiliser la grande majorité de ses anciens tableurs, évitant ainsi de passer de nombreux mois à les réorganiser ou à tout recommencer.

Dans un système organisé

L'amélioration la plus évidente qu'Alaina a constatée après s'être mise à Ragic est que tout est désormais organisé au sein d’un système unifié et cohérent. Avant d’utiliser Ragic, leurs données étaient éparpillées sur de nombreux fichiers de tableur. Par exemple, les informations clients pouvaient se trouver sur une feuille, le calcul de l’inventaire des points était effectué dans une autre, et les commandes étaient traitées avec un logiciel distinct. Sans relation entre les données ni automatisation des flux de travail, tout devait être fait manuellement, y compris la vérification des erreurs ou le copier-coller d’une information d’un document à un autre.

Avec Ragic, toutes les données sont désormais interconnectées selon les besoins d'Alaina grâce aux outils de liaison. Mieux encore, le système peut exécuter des calculs ou d'autres actions de manière automatisée, ce qui permet par exemple à l’équipe commerciale d’obtenir instantanément le solde actualisé des clients et de recevoir des mises à jour en temps réel sur l’état des biens en location. Cette approche est bien plus rapide et précise que de devoir récupérer manuellement des données sur différents tableurs et recalculer soi-même les soldes à intervalles réguliers.

Gestion des données maîtrisée

Dans Ragic, seuls les administrateurs système (SYSAdmins) peuvent accéder au mode design pour créer ou modifier la structure des feuilles. Cela signifie qu'Alaina, en tant que SYSAdmin, peut définir comment les utilisateurs doivent formater leurs données en configurant les types de champ, leur mise en forme, gére les droits d'accès de chaque utilisateur sur chaque feuille et structure l'ensemble du processus. Cette restriction lui évite d’avoir à vérifier manuellement la mise en forme des données dans chaque fichier et à les réorganiser correctement. De fait, une fois qu'Alaina a personnalisé les feuilles, tout ce travail est pris en charge automatiquement par le système dans la base de données Ragic. L'automatisation des tâches a permis un gain considérable en précision et l’efficacité.

Collaboration optimisée

Une fois les fonctionnalités configurées, Alaina a transféré la majorité des données de Resort Travel Management dans Ragic et ses collègues gèrent désormais l’essentiel de leur travail sur la base de données qu’elle a conçue pour l’entreprise. En interne, l’équipe commerciale peut facilement voir quels inventaires sont utilisés par leurs clients, suivre leurs projets et tâches, et utiliser le moteur de recherche pour trouver rapidement les informations nécessaires. Ragic permet aussi aux membres de l'équipe administrative de créer des rapports précis en un temps réduit et d’exporter les bonnes données numériques afin de les intégrer à d'autres outils comptables. En externe, les propriétaires de temps partagé peuvent aussi accéder à la plateforme propriétaire de Resort Travel Management pour consulter leur profil et avoir un suivi d'informations comme l’état de leurs points de temps partagé ou leurs locations. Grâce à la flexibilité des paramètres de droits d’accès de Ragic, chaque employé de Resort Travel Management ainsi que ses clients peuvent modifier ou consulter les données en toute sécurité. Cette facilité dans la collaboration est renforcée par la fonction de gestion de versions multiples, qui permet aux utilisateurs ayant des droits d’accès différents d’afficher ou de traiter le même ensemble de données selon leurs autorisations respectives.

Des améliorations spéctatulaires dans le travail

De manière générale, l’impact le plus significatif de Ragic sur Resort Travel Management est l’augmentation massive de la productivité, comme pour les autres entreprises ayant construites une base de données personnalisée sur Ragic. Lorsque le système organise chaque donnée en fonction des configurations que vous avez établies et les traite automatiquement via les flux de travail que vous avez définis, vous réduisez au minimum le temps consacré aux tâches manuelles et les erreurs qui en découlent. De plus, la frustration liée à la recherche d’erreurs dans chaque cellule de tableur disparaît complètement. Dans une même durée, le département commercial de Resort Travel Management réalise désormais 50 % de travail en plus qu’à l’époque où il utilisait Google Sheets, ce qui permet d’accroître le volume d’activité et donc de générer potentiellement plus de revenus. La satisfaction client s’est également améliorée, car les données des clients sont plus transparentes, ce qui assure une meilleure compréhension mutuelle lors des échanges concernant la gestion du système de points, les propriétés et les locations.

Une base de données en constante évolution

En matière d’évolution de sa base de données, Alaina est une utilisatrice Ragic particulièrement proactive. Lorsqu’elle identifie une amélioration potentielle pour l’application, elle contacte le support Ragic afin de discuter des nouvelles fonctionnalités envisageables. Récemment, ils ont suggéré de mettre en évidence la vue partagée utilisée sur la page liste afin que l’utilisateur puisse immédiatement voir les conditions d’affichage des entrées. Selon Alaina, le développement de leur base de données est un processus continu, tout comme l’évolution de Ragic. Si Ragic améliore son système, cela bénéficie à l'ensemble des utiliisateurs et à toutes les organisations. Elle souligne également que, chaque fois qu’elle a besoin d’aide pour modifier le design de la base de données de Resort Travel Management, l’équipe de support Ragic est toujours disponible pour l’accompagner. Elle prévoit à l'avenir de connecter la base de données au site web de l’entreprise afin de permettre aux clients d’accéder plus facilement à leur profil. Pour cela, elle devra exploiter les outils permettant d'intégrer les données Ragic directement sur le site web de l'entreprise.

Comme Ragic se révèle être extrêmement utile, Alaina recommande vivement d’adopter cette solution pour la création de base de données personnalisée. Pour commencer, Ragic met à disposition de nombreux modèles préconfigurés à installer ainsi que des modèles rapides à appliquer directement sur de nouvelles feuilles, permettant aux nouveaux utilisateurs de se familiariser avec l’outil. Néanmoins, elle conseille avant tout de créer des feuilles adaptées aux besoins spécifiques de chacun. Heureusement, concevoir de nouvelles fiches et bâtir une base de données complète à partir de zéro est bien moins complexe qu’on pourrait l’imaginer, grâce à l’interface intuitive de Ragic. Et lorsqu'on rencontre une difficulté, il suffit de contacter le support Ragic par e-mail ou d'échanger avec d’autres utilisateurs sur la communauté Ragic pour découvrir de nouvelles idées et solutions utiles.

Comparé aux tableurs, Ragic peut sembler identique, mais, en réalité, il dispose de nombreuses fonctions qui le rendent bien plus puissant. Cette similarité entre les deux outils a permis à Alaina de migrer facilement les données de son organisation des tableurs vers Ragic, tout en améliorant son système de données dès le début sans perdre de temps. Aujourd’hui, Alaina et Resort Travel Management ont fait d'énormes progrès en tant qu’équipe collaborative grâce à une gestion des données réussie avec Ragic, et ils envisagent un avenir prometteur.