Dans les coulisses des concerts des films Harry Potter : comment une équipe de quatre personnes gère-t-elle plus de 300 performances par an ?

Dans la salle de concert, un orchestre symphonique professionnel est sur scène, mais l’ambiance est bien différente de celle d’un concert de musique classique habituel. Aux murs, de part et d’autre de la salle, flottent les quatre bannières colorées des maisons de Poudlard. Dans le public, une audience joyeuse porte des capes et brandit des baguettes magiques. Derrière la scène, un immense écran projette l’intégralité du film Harry Potter. Puis, alors que les élèves de première année traversent le lac en barque vers le château, un moment magique se produit : l'air intemporel de Hedwig’s Theme, composé par le légendaire John Williams, s’élève, non pas depuis des haut-parleurs, mais joué directement par un orchestre symphonique !

Source : Jordan August Photography

Ce nouveau mode de divertissement, qui associe "visionnage de film" et "concert musical en direct", est appelé "film-concert". En plus de la série des concerts de films Harry Potter, des films primés avec des bandes sonores de qualité comme Elfe, Da Vinci Code, Gladiator, Le Parrain (et bien d'autres) ont chacun leur propre concert. Ces films-concerts partent régulièrement en tournée à travers le monde pour offrir à leurs fans une expérience audiovisuelle en direct particulièrement excitante. La force motrice derrière ces films-concerts n'est autre que la société de production CineConcerts.

Fondé en 2013, CineConcerts est le leader du secteur tout en n'ayant qu'une équipe à plein temps de seulement quatre personnes. CineConcerts a collaboré avec presque tous les grands studios de cinéma, ayant géré des milliers de performances (plus de 300 par an) dans 48 pays, attirant plus de 3 millions de personnes d'ici la fin de l'année 2022.

De manière générale, CineConcerts agit en tant qu’intermédiaire entre les studios titulaires de licence et les organisateurs de concerts (lieu, orchestre ou promoteur tiers), tel un chef de projet. Chaque performance est considérée comme un projet, impliquant l’obtention de la licence du film, la création d’un programme, la prise de contact avec les partenaires locaux, l’orchestre et le chef d’orchestre, l’élaboration des plannings, la révision des matériaux et la vérification des ventes de billets, tout en protégeant la propriété intellectuelle et la marque. En somme, CineConcerts doit gérer chaque détail tout en assurant une supervision et un accompagnement pour garantir une performance impeccable et une expérience optimale pour le public.

Le fondateur et producteur Justin Freer travaille sur la partition d'une bande originale. Source : Christie Goodwin

CineConcerts accorde une grande importance au contrôle de la qualité du concert, ce qui se reflète dans les détails non seulement de la projection, mais aussi de la performance elle-même. Certaines autres entreprises, lorsqu'elles gèrent ces projets, adoptent une approche plus détachée et se contentent simplement d'envoyer les fichiers aux organisateurs, sans faire plus. Pour CineConcerts, cependant, le but est d'offrir "un spectacle impeccable et de grande qualité." Ils vérifient si les organisateurs assurent une bonne promotion et utilisent les bons supports marketing. De même, ils s'assurent que, pendant le concert, l'écran et les équipements de projection sont adaptés, afin de garantir au public une expérience de concert parfaite.

Avec si peu de personnes dans son équipe, comment CineConcerts arrive-t-il à superviser autant de détails pour un nombre aussi élevé de performances ? Ses membresi ont créé un système de suivi de projet sur mesure en utilisant Ragic.

“Nous suivons littéralement chaque détail de chaque performance, même les plus infimes,” explique les directeurs de CineConcerts. "Nous gérons tous ces spectacles à travers le monde en même temps, et nous ne pourrions pas le faire sans une solution de suivi robuste."

"En résumé, notre entreprise n'existerait pas sous sa forme actuelle sans les capacités de suivi de Ragic," ajoutent-ils.

Transition vers Ragic depuis Google Sheets

CineConcerts a commencé à utiliser Ragic en 2017. Avant cela, l’équipe utilisait Google Sheets pour gérer les informations relatives à leurs projets. La nature collaborative et basée sur le cloud de Google Sheets permettait à chaque membre de l’équipe de rester à jour sur les derniers progrès. Cependant, à mesure qu’ils suivaient davantage de détails et accumulaient plus de données, des problèmes de performance ont commencé à apparaître.

Avec jusqu’à 1000 lignes de données (comportant plusieurs dizaines de colonnes, des mises en forme conditionnelles et des listes déroulantes), il devenait évident que Google Sheets avait de plus en plus de peine à suivre. Une simple action, comme ouvrir la feuille pour consulter les données, entraînait des lenteurs et parfois un plantage du navigateur. La solution "devenait trop lourde," et un outil plus performant était nécessaire pour gérer la diversité et la complexité des éléments de projet que CineConcerts devait traiter.

Lorsqu'ils ont commencé à chercher un outil de remplacement, l’équipe a cherché une solution qui réponde aux besoins suivants :

"La découverte de Ragic a été une véritable révélation car cela correspondait exactement à nos besoins," ont déclaré les responsables de CineConcerts. Ils ont adopté Ragic, et tout s'est parfaitement bien déroulé.

Comment ont-ils découvert Ragic ? Selon CineConcerts, ils ont tout simplement retranscrit les besoins ci-dessus en différents mots-clés et les ont recherchés sur Google. Et voilà ! "On aurait aimé avoir une histoire plus originale sur comment nous l'avons découvert, mais en réalité, c'était juste une recherche simple sur Google pour trouver ce dont nous avions besoin, et cela a fonctionné. C'est génial."

L'équipe utilisait également un autre outil de base de données, Quickbase. Cependant, comparé à Ragic, il était plus coûteux et moins intuitif pour les personnes non familières avec les technologies de l'information.

"Passer de Google Sheets à Ragic était une progression naturelle pour nous, tandis que l'utilisation de Quickbase nous donnait l'impression de devoir suivre une formation rien que pour maîtriser ses fonctionnalités de base," a indiqué CineConcerts.

Une gestion de project efficace avec Ragic

Comment une société de production de spectacles gérant de nombreux projets, comme CineConcerts, utilise-t-elle Ragic pour assurer une gestion et un suivi efficaces ? Voici un résumé de leur expérience en quatre points :

1) Suivi détaillé et complet des projets

CineConcerts enregistre toutes ses communications internes dans Ragic. Sur la feuille de suivi principale, toutes les informations essentielles sont listées par spectacle : lieu, orchestre symphonique, chef d’orchestre, présentateur, date de la représentation, partenaires tiers, etc...

Les présentateurs, lieux et orchestres sont créés sur des feuilles distinctes et indépendantes. La feuille de suivi principale les lie et charge automatiquement les informations pertinentes, ce qui réduit le temps consacré à la saisie répétitive des données.

*A titre illustratif uniquement, ne représente pas la base de données réelle.

Les réunions, contrats, plannings, révisions des supports marketing, décorations des lieux avant les représentations, suivi des ventes et calcul des bénéfices après les spectacles sont également enregistrés dans différentes feuilles, qui sont reliées à la feuille de suivi principale grâce aux fonctionnalités "Versions multiples" ou "Afficher les références de feuilles existantes".

Ainsi, l’équipe peut obtenir une vue d’ensemble de tous les projets de l’entreprise sur une seule feuille de suivi principale, tout en pouvant examiner différents aspects en basculant vers d’autres feuilles.

Les fonctions de recherche et filtrage de Ragic améliorent considérablement l’efficacité. CineConcerts privilégie la fonction de recherche en texte intégral dans la barre de recherche principale en raison de sa rapidité et de sa simplicité. Par ailleurs, pour permettre au responsable de marque d’accéder rapidement aux données sous différents angles (par exemple, les spectacles du mois prochain, ceux programmés mais pas encore promus, etc.), plusieurs vues partagées ont été mises en place.

*A titre illustratif uniquement, ne représente pas la base de données réelle.

CineConcerts utilise également la fonction de synchronisation de calendrier de Ragic pour intégrer automatiquement toutes les représentations à son agenda. Lorsqu’ils ont besoin de consulter des informations via leur calendrier, n'importe quel membre de l'équipe peut effectuer une recherche par mots-clés directement dans son logiciel de calendrier.

2) Collaboration efficace avec les partenaires externes

CineConcerts a utilisé Ragic pour créer quatre à cinq formulaires web permettant à ses partenaires externes de renseigner des informations telles que les dates des représentations et les calendriers promotionnels pour un spectacle donné. Ces feuilles sont liées à la feuille principale mentionnée précédemment. Une fois que les partenaires externes ont rempli les formulaires et téléchargé les fichiers, les données sont directement intégrées à la base de données, dans des champs prédéfinis, afin de compléter les détails du projet.

Si toutes ces informations devaient être échangées par e-mail, cela nécessiterait de nombreux envois, réponses et vérifications, sans compter le temps et les efforts requis pour organiser les données et les saisir manuellement dans le système de suivi. Les formulaires web, en imposant un format préétabli, simplifient considérablement les échanges tout en réduisant les allers-retours.

Les formulaires web facilitent également la validation des supports marketing et des éléments de décoration des lieux. Les partenaires n'ont qu'à remplir le formulaire, joindre les fichiers nécessaires et le responsable de marque chez CineConcerts peut ensuite annoter les formulaires pour les notifier. Grâce aux fonctions de liaison et de sous-tables de référence de Ragic, ces données peuvent être facilement intégrées aux feuilles de suivi principales.

*A titre illustratif uniquement, ne représente pas la base de données réelle.

Il arrive que CineConcerts doive fournir des informations à ses partenaires externes. C’est là que la fonction d'exportation de Ragic simplifie grandement le processus. Par exemple, pour chaque concert, une liste des VIP recevant des invitations gratuites est tenue à jour. Cette information est systématiquement intégrée à Ragic. Lorsqu'il est nécessaire de transmettre cette liste pour un spectacle donné, il suffit d'appliquer un filtre et d'exporter les données au format PDF avant de les envoyer aux partenaires.

Utilisateurs externes + Versions multiples

Récemment, CineConcerts a également essayé d'ajouter directement ses partenaires en tant qu'utilisateurs externes dans leur base de données Ragic, puis d'utiliser la fonction de versions multiples pour produire une feuille de suivi simplifiée de chaque représentation destinée aux utilisateurs externes. (Les utilisateurs externes ne bénéficient pas des droits d'accès aux feuilles detinées par le personnel interne). De cette manière, les informations que les partenaires externes voient sont toujours à jour, tandis que CineConcerts garde un contrôle précis sur ce qu'ils peuvent ou ne peuvent pas voir.

3) Adaptation rapide durant la pandémie

Au cours des deux dernières années, la pandémie a mis un terme à presque tous les grands événements physiques à travers le monde. C'est un changement dans le monde que CineConcerts a ressenti de manière profonde et directe : après avoir organisé plus de 300 représentations par an, tout s'est brusquement arrêté en mars 2020. Au cours de ces deux années dominées par le COVID-19, CineConcerts n'a organisé que quelques spectacles dans la région Asie-Pacifique à la fin de 2020 et au début de 2021.

Bien que presque tous les projets aient été suspendus, les éléments à suivre n'ont pas disparu pour autant. Il y a eu un changement de priorité : CineConcerts est passé de la gestion des supports promotionnels, des horaires de spectacle et des ventes de billets à la gestion des reports de spectacles. Quand les organisateurs locaux décideraient-ils de reporter un spectacle, alors que la pandémie semait déjà le chaos dans les régions où ils opéraient ? Une fois le report décidé, restait la question de savoir quand la nouvelle date serait fixée.

Avant la pandémie, la feuille de suivi était dédiée principalement aux concerts "sur le point de commencer" ou "en cours". Peu, voire aucun, n'étaient annulés ou reportés. Le suivi de l'état du spectacle après un report n'avait jamais été une priorité. Tout cela a changé à l'ère de la pandémie. Heureusement, Ragic est conçu pour être flexible et réactif. CineConcerts a commencé à ajuster ses feuilles immédiatement, ajoutant des champs relatifs à la pandémie tels que des notes de suivi et des calendriers. Il leur a fallu à peine une semaine pour transformer leurs feuilles en un nouveau système adapté aux circonstances du moment.

Aujourd'hui, alors que la pandémie a enfin reculé et que les partenaires mondiaux mettent en place de meilleures mesures de prévention pour les lieux, les représentations sont de retour. En conséquence, le système de suivi de CineConcerts a évolué pour répondre à la situation actuelle. Ils prévoient de lancer plusieurs nouveaux services, tels que des produits dérivés de concerts, un service de contenu numérique appelé CineConcerts +PLUS, ainsi que d'autres projets dans des domaines émergents, comme la réalité virtuelle (VR) et le Web3. Ces nouveaux flux de travail peuvent entraîner de nouvelles demandes de gestion de l'information ou de nouvelles feuilles, et la nature hautement flexible de Ragic est bien équipée pour suivre ces changements.

Par exemple, CineConcerts n'a pas eu à chercher un nouveau système pour les produits dérivés de concerts. Au lieu de cela, ils ont utilisé l'interface familière de Ragic pour créer des feuilles de gestion des produits et de l'inventaire.

4) Optimisation continue des processus et flexibilité pour les évolutions à long terme

Selon CineConcerts, tous leurs flux de travail ont été modélisés sous forme de modèles. Le site interne répertorie toutes les feuilles, et il suffit de cliquer sur le lien pour accéder à toutes les informations connexes, de manière simple et directe. Lorsque "rester synchronisé" se fait simplement grâce à des feuilles sans que des appels téléphoniques, des e-mails ou des réunions ne viennent alourdir l'emploi du temps, cela permet à chacun de concentrer son attention sur les éléments importants nécessitant des discussions en face-à-face.

L'équipe de CineConerts apprécie que Ragic permet un contrôle et un ajustement rapide du design de la base de données. Même avant que la pandémie n'impose des changements significatifs, les employés se demandaient toujours si le système de suivi pouvait être amélioré ou fonctionner plus efficacement avec des modifications spécifiques.

En interne, l'entreprise optimise constamment ses flux de travail. "Chaque semaine," explique CineConcerts, "nous effectuons des ajustements mineurs et ajoutons parfois de nouvelles fonctionnalités dans notre système. Cela nous prend beaucoup de temps, mais c'est la partie amusante."