Pour une automatisation du secteur de la construction alliant simplicité et efficacité, Artistic Stone Design choisit Ragic plutôt que Microsoft Access

Ken Kueny, propriétaire de Karn Custom Woodwork et Artistic Stone Design

Ken a décrit Ragic comme "un plaisir à utiliser", et pour moi, Ken est tout simplement "un plaisir à écouter". J'ai passé une heure à discuter avec lui, un ancien ingénieur aérospatial qui aujourd'hui dirige avec son fils deux petites entreprises à Richmond en Vriginie. Il m’a raconté combien il apprécie avoir pu automatiser son entreprise, Artistic Stone Design, avec Ragic, et pourquoi il a choisi Ragic.

Première raison : une prise en main intuitive

Ken n’a pas choisi Ragic à la légère. Il avait déjà travaillé avec de nombreux outils liés aux bases de données, comme PHP, MySQL, PowerBI, etc... Lorsqu’il a recherché une base de données no-code pour gérer son flux de travail, il a comparé Ragic à d’autres solutions comme Microsoft Access et a été impressionné par sa prise en main intuitive. Grâce aux ressources d’apprentissage disponibles et à un support client réactif, il a pu concevoir, tester et mettre en service sa base de données Ragic en un peu plus d’une semaine, et depuis, il la gère seul sans le moindre accroc.

Cette prise en main rapide ne lui a pas seulement permis de créer sans difficulté sa base de données, elle lui offre aussi la flexibilité d’y apporter des ajustements facilement au fil de la croissance de son entreprise et de l’évolution de ses processus. Auparavant, avec des outils comme MySQL, même lorsqu'il avait construit son système lui-même, il lui avait fallu des mois pour développer les fonctionnalités dont il avait besoin. Puis, quelques années plus tard, lorsqu’il devait y apporter des modifications, il lui fallait un temps considérable pour se remémorer et comprendre son propre travail, comme s’il devait tout réapprendre. Il finissait toujours par se dire : "Oh mon dieu… comment j’avais fait ça ?" Avec Ragic, ce problème ne se pose plus.

La seconde raison est une évidence : la fonctionnalité native de génération de PDF

La première entreprise de Ken, une entreprise de menuiserie, lui a permis d’acquérir de l’expérience dans l’automatisation de ses processus avec PHP et MySQL. Un jour, lorsqu’il s’est retrouvé confronté à la nécessité de générer des factures conformes aux standards de l’industrie en format PDF, il n’avait pas les compétences requises et ne souhaitait pas perdre de temps à se plonger dans le logiciel pour apprendre comment adapter son système, et a donc fait appel à un développeur pour intégrer cette fonction dans l'interface existante. Aujourd’hui, leur base de données est stable et fonctionne bien, mais le développeur est parti, les laissant dans une impasse. Ils ne peuvent plus faire évoluer leur système.

Fort de cette expérience, lorsqu’il a cherché un système pour automatiser les processus de la seconde entreprise qu’il a acquise (Artistic Stone Design, spécialisée dans les plans de travail), Ken a placé en priorité la recherche d’une solution offrant une fonctionnalité native de génération de PDF – qui est effectivement incluse dans Ragic. Oui, il a été impressionné par la facilité de prise en main de Ragic mais lors de ses recherches en 2021, à une époque où les outils no-code étaient en plein essor, pour être honnête, il a trouvé que beaucoup de ces logiciels possédaient une interface conviviale.

Alors, qu'est-ce qui a permis à Ragic de convaincre Ken ? Sa grande flexibilité, qui plus est sans la moindre complexité, dans la génération de PDF, ainsi que la possibilité d'envoyer directement le PDF par e-mail.

Ken n’a qu’à concevoir une feuille de facturation conforme aux standards de son industrie. Aucun modèle rigide n’impose une apparence précise au PDF, et au besoin, un bouton d’action permet d’en automatiser l’envoi par e-mail.

Exemple de facture conforme aux standards du secteur d’Artistic Stone Design

A propos de Ken, de l’ingénierie aérospatiale à "un nouveau chapitre de sa vie"

Le parcours de Ken, de l’ingénierie aérospatiale à l’entrepreneuriat dans le secteur de la construction, a attiré mon attention lorsque j’ai consulté l'un de ses tickets de support Ragic.

Je lui ai demandé pourquoi il avait effectué cette transition, et il m’a répondu :

Sa décision de se lancer dans le secteur de la construction ne reposait pas sur une préférence particulière pour ce domaine. Il a plutôt mis l’accent sur l’importance de créer quelque chose qui lui soit propre, quelque chose qu’il pourrait partager avec son fils.

Ken Kueny avec son fils

Lorsqu’il a acheté sa société de menuiserie en 2016, le fait que tout soit géré sur papier et à la main était une source d'inquiétude. Il a donc décidé d’automatiser le processus avec des outils qu’il connaissait bien, à savoir PHP et MySQL.

“J’aime automatiser les choses. Une fois que l'ensemble des flux de travail est automatisé, une tâche de deux semaines peut être effectuée en seulement deux heures.”

Après avoir réussi à gérer sa société de menuiserie, Ken a constaté que 10 % de son chiffre d'affaires passait par des entreprises spécialisées dans les plans de travail pour réaliser les travaux de pierre. Cependant, un décalage dans les délais de projet est survenu. Les entreprises de plans de travail, axées sur des projets résidentiels rapides avec des délais courts, n’étaient souvent pas en mesure de s’adapter au calendrier de menuiserie de Ken, qui gérait principalement des projets de plus longue durée. Cela a continué jusqu’en 2021, lorsque Ken a pris la décision stratégique d’acquérir une entreprise de plans de travail, Artistic Stone Design, pour mieux aligner son activité de menuiserie avec des projets de plus grande envergure et à long terme.

Un des projets de Artistic Stone Design

Bien sûr, cette acquisition a rapidement entraîné le besoin d’automatiser les flux de travail. Pourtant, Ken ne pouvait pas simplement copier-coller le système utilisé dans son entreprise de menuiserie en raison de certaines différences entre les deux modèles d’affaires.

En 2021, alors que la tendance du low-code/no-code était en plein essor, et tenant compte de la nécessité de trouver un outil avec des capacités natives de génération de PDF ainsi que de son expérience d’être laissé sans solution par un développeur tiers, il a décidé de choisir Ragic.

Avant et après Ragic

L’ère QuickBooks

Lorsqu'il a acquis Artistic Stone Design, l'entreprise utilisait QuickBooks. L’avantage était qu’il conservait un historique de tous les devis réalisés, mais l’inconvénient était que le système se retrouvait surchargé par une multitude d’anciens devis.

Pour citer Ken, “Il y avait des vieux devis qui mettaient en échec le système.”

Cet outil n'était tout simplement pas adapté. Dans cette industrie, il y a bien plus que des devis et des estimations à gérer.

Où sont passées les dalles ?!

“Quand j’ai racheté l’entreprise, l’ancien propriétaire m’a donné un tableur. C’était son inventaire à la date où il l’avait établi. Donc quand j'ai acheté l'entreprise, je lui ai demandé, est-ce que je pourrais avoir une version mise à jour de ce fichier ? Et là, il m'a répondu, ce n'est pas automatisé. Et je me disais, oh non, ce n'est pas possible...Nous avons donc dû y aller et compter chaque dalle manuellement. Elles n’étaient même pas marquées. C’était du grand n’importe quoi.”

Artistic Stone Design gère entre 800 et 1 000 dalles en matériaux variés comme le granite et le quartz, chacune valant environ mille dollars. Ce chaos dans l’inventaire entraînait une perte de temps considérable pour localiser une dalle et, pire encore, il arrivait parfois qu’ils ne puissent pas fournir une dalle déjà allouée à un projet. Ken a donc décidé d’agir pour mettre fin à cette “folie”.

“Dès le premier mois, j’ai commandé sur Amazon 1 500 étiquettes code-barres personnalisées et un petit scanner pour moins de 100 dollars. Nous avons ensuite mis une étiquette sur chaque dalle et chaque support. Désormais, chaque matin, un employé effectue un contrôle d’inventaire en 10 à 20 minutes, scannant chaque dalle et chaque support. Nous savons ainsi précisément ce que nous avons en stock et où chaque élément se trouve. Au fil du temps, nous avons optimisé ce processus au point où nous téléchargeons ces données dans une table sur Ragic, ce qui nous permet de disposer d’un inventaire mis à jour quotidiennement, en temps réel. Nous connaissons la localisation exacte de chaque dalle.”

“Lorsqu’on gère un stock d’une valeur de 800 000 dollars, il est essentiel de pouvoir le suivre avec rigueur.“

L'invetaire d'Artistic Stone Design

La facturation sur post-it

“Notre comptable avait des classeurs avec des post-it. Et c’était notre processus de facturation. Et je me disais, oh mon dieu, ça représente des centaines de milliers de dollars. Oui. Et tu mets ça comme ça, et ça peut s’envoler.”

Maintenant, toutes ces informations essentielles sont centralisées en un seul endroit, Ragic—Les devis, bons de commande et factures sont parfaitement organisés et facilement accessibles. Lors de réunions hebdomadaires d’une heure, les membres clés de l’équipe, dont les chefs de projet, se retrouvent pour faire le point sur chaque projet. Ils entrent les pourcentages d’avancement, ce qui permet d’obtenir une vue d'ensemble des revenus générés et de s'assurer que les plannings sont respectés. Et bien entendu, ces centaines de milliers de dollars de facturation sont désormais bien suivis, sans risque qu’ils s’envolent.

Ces trois feuilles clés, Devis, Bons de commande et Factures, sont par ailleurs des versions multiples les unes des autres. Ken maintient un ensemble complet de tous les champs possibles pour les trois feuilles, et chaque version de feuille ne contiendra que les informations pertinentes adaptées à son objectif et à son audience. Par exemple, les Notes internes sont exclues des Factures car elles sont destinées aux clients, et les Informations de coût sont omises des Bons de commande car le personnel sur le terrain n’en a pas besoin. Cependant, les Détails clients et les Informations sur les articles sont partagés entre toutes les versions. Cette approche garantit la cohérence, préserve la confidentialité et permet de maintenir chaque vue épurée, affichant uniquement les données nécessaires sans encombrer les feuilles.

De plus, Ken a désormais accès à des rapports détaillés sur les coûts des matériaux, la main-d'œuvre en atelier, la main-d'œuvre d'installation et la main-d'œuvre sous-traitée. Il peut également analyser le coût moyen par mètre carré pour évaluer la performance. Ces données éclairantes l’aident à identifier les réussites et les domaines à améliorer, influençant ainsi ses prises de décisions futures, telles que : faut-il augmenter les prix ?

Précision, précision, et précision

Dans la première base de données de Ken pour son entreprise de menuiserie avec PHP et MySQL, tout est en texte. La taille du fichier est extrêmement petite et le système fonctionne de manière très stable depuis sa mise en place. Ken s'était fixé comme objectif de conserver une base de données légère et d'éviter qu'elle ne devienne trop volumineuse.

Cependant, dans le travail de la pierre, Ken doit gérer des projets nécessitant une précision très élevée—généralement avec des tolérances de l'ordre du millimètre. En menuiserie, si l'ajustement n'est pas parfait, des ajustements peuvent souvent être effectués, mais dans le travail de la pierre, cela n'est généralement pas envisageable, ou du moins c'est beaucoup plus complexe à mettre en œuvre.

Une fois de plus, Ragic répond parfaitement aux besoins de Ken. Il peut facilement joindre des fichiers PDF, des images et des fichiers vectoriels, tels que des fichiers AutoCAD DXF (BLOBs, objets binaires volumineux), à sa feuille d'ordre de travail. Ces fichiers sont ensuite traités par des logiciels de fabrication assistée par ordinateur (CAM) pour déterminer les trajectoires des outils sur la scie et la fraiseuse, garantissant ainsi des découpes précises. Cette fonctionnalité a non seulement permis à Ken de travailler avec une grande précision, mais aussi de centraliser toutes ses données essentielles, sans plus avoir de documents papiers importants dispersés ici et là.

Exemple d'ordre de travail d'Artistic Stone Design