La ville de Taipei a réduit ses coûts de 2 millions de dollars avec Ragic

La grande adaptabilité de Ragic en fait un choix privilégié pour les organisations gouvernementales du monde entier, allant de la gestion des données des détenus à l'organisation des enquêtes géologiques. Parmi les utilisateurs, on retrouve le Département des technologies de l'information du Gouvernement de la ville de Taipei. Confrontée à une variété de besoins, gérant de nombreux employés, des flux de travail divers et faisant parfois face à des délais urgents, cette administration utilise Ragic comme une solution dynamique pour gérer ses bases de données complexes.

Système d'attribution des tâches de prévention COVID-19 conçu en 3 Jours

Faisons un retour en arrière, vers le 15 avril 2022 précisement. Les cas confirmés de COVID-19 à Taïwan augmentent alors à une vitesse sans précédent.

Face à la hausse imminente des besoins en soins à domicile pour les cas confirmés, le maire de Taipei de l'époque, Ke Wenzhe, annonce la mise en place d'une version expérimentale du "Système de prévention et de soins COVID-19" dans le district de Xinyi, prévu pour être lancé seulement trois jours plus tard. Le centre a pour objectif de fournir aux patients présentant des symptômes légers trois repas par jour ainsi que des services appropriés de gestion des déchets.

Cette annonce a rendu cette journée inoubliable pour l'équipe technique du Département des technologies de l'information. L'ordre d'urgence étant arrivé seulement quelques heures avant la conférence de presse de l'après-midi, ils ont dû mettre en place, en un temps record, un système capable de répondre aux exigences de toutes les unités en matière de synchronisation des informations, de coordination interservices et d'attribution des tâches pour le fonctionnement du Centre de prévention et de soins COVID-19.

“C'était un vendredi après-midi, et on nous a dit que le système devait être prêt pour lundi.”

Autrement dit, en comptant la journée de test comme premier jour, il ne leur restait que deux jours pour concevoir le système. En temps normal, en suivant la procédure standard, la mise à jour de la liste des cas confirmés et leur attribution aux différentes unités responsables prenait environ deux semaines. Cependant, face à l’urgence de la situation, l’équipe technique devait immédiatement s’appuyer sur la solution la plus accessible et se mettre au travail sans tarder.

Cette solution est la base de données cloud no-code Ragic , déjà utilisée depuis plus d’un an par le Département des technologies de l’information du Gouvernement de la ville de Taipei. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec la programmation, cet outil permet même à des personnes sans connaissances en développement informatique de créer leur propre base de données. Mais pour des professionnels comme l’équipe technique du Département des technologies de l’information, la capacité de Ragic à offrir un développement rapide et des ajustements flexibles en fonction de l’évolution des besoins l'a transformé en une arme secrète durant cette période de crise.

L’équipe a réussi à terminer la première version du système en deux jours. Grâce à sa flexibilité, le système a été rapidement ajusté pour répondre aux besoins de synchronisation des différentes unités au fur et à mesure de l’expansion des services du Centre de prévention et de soins COVID-19, qui couvrait alors l’ensemble de la région de Taipei. Lorsque le maire de la ville a exprimé son souhait de voir une analyse des données, l’équipe a pu adapter rapidement le système pour présenter les informations sous forme de tableau de bord.

Ce Système d’attribution des tâches de prévention COVID-19, conçu en seulement trois jours, est l’un des nombreux exemples d’implémentations réussies de Ragic au sein du Département des technologies de l’information du Gouvernement de la ville de Taipei. En quelques années, ils ont créé plus de 2 000 feuilles dans Ragic. En plus de réduire le temps et la charge de travail humaine tout en augmentant l’efficacité des services municipaux, cette mise en œuvre a permis d’économiser un budget estimé à plus de deux millions de dollars américains.

Tous les employés peuvent utiliser Ragic, même sans compétences en programmation

Pourquoi le Département des technologies de l'information du Gouvernement de la ville de Taipei a-t-il choisi Ragic ? L’ancien directeur Lin de l’équipe technique a révélé que le gouvernement cherchait activement à numériser ses opérations. Cependant, en s’en tenant à la méthode conventionnelle consistant à centraliser tous les besoins au sein de l’équipe technique, ils se sont rentrouver dans un scénario où "la demande dépasse l'offre". Ils ont donc commencé à rechercher des outils auxiliaires pour combler cet écart entre l’offre disponible et la demande, autrement dit les besoins.

Le directeur Lin a minutieusement analysé les besoins du gouvernement. De fait, la majorité de ces besoins étaient relativement simples, comme la saisie, la collecte de données et un traitement simplifié de ces informations. Ainsi, lorsque le personnel a découvert que la principale caractéristique de Ragic était son interface "identique à celle d'un tableur", permettant aux employés sans compétences en programmation de l'utiliser facilement – à l’instar de Word ou Excel – et de créer des feuilles simples pour répondre à leurs besoins spécifiques, cette solution s'est rapidement imposée comme une évidence.

Selon le directeur Lin, Ragic permet à l’équipe technique de se mettre en retrait, laissant à tous les employés, mieux à même de comprendre leurs besoins, le soin de créer leurs propres feuilles. Cela simplifie non seulement le processus de création des systèmes de base de données en permettant à ceux qui comprennent les besoins de les concevoir, mais permet également de gagner un temps considérable. De plus, cette approche permet à l’équipe technique de concentrer ses efforts sur le développement de projets plus complexes et techniquement orientés. Ragic se distingue par une évolutivité impressionnante, adaptée à une large gamme d’applications.

Un système d'E-audit complet

Le "Système d'E-audit" a été mis en place par le Département de l'éthique gouvernementale de la ville de Taipei, avec l'assistance du Département des technologies de l'information. Ce système permet aux unités du Département de l'éthique gouvernementale de créer leurs propres feuilles, flux d'approbation et rappels, en fonction de leurs besoins spécifiques, améliorant ainsi l'efficacité de leurs processus d'audit.

Dans ce contexte, "audit" signifie que la ville de Taipei mandate régulièrement des agents pour vérifier si les infrastructures des organisations non gouvernementales respectent les normes en vigueur, qu'il s'agisse des inspections de sécurité incendie, des réglementations relatives à la solidité des bâtiments ou des règles de conformité des entreprises. Actuellement, plus de 100 inspections sont menées de manière régulière par 27 unités différentes, parmi lesquelles le Service des pompiers, le Bureau de l'éducation et l'Inspection du travail, en fonction des projets concernés.

Avant la mise en place du Système d'E-audit par le gouvernement municipal, chaque unité et projet d'audit fonctionnait de manière indépendante, avec des processus distincts, souvent dépourvus d'un niveau suffisant de contrôle interne et de rappels structurés. Par ailleurs, la phase de collecte d'information reposait généralement sur des documents papiers. Les auditeurs sur site remplissaient manuellement des formulaires dédiés, qui devaient être signés par la personne responsable sur place. Une fois que les agents étaient de retour à leur bureau, ces documents étaient soit archivés sous forme papier, soit numérisés, selon les procédures en vigueur.

Le directeur Lin a observé plusieurs problèmes liés à cette dépendance au support papier. Tout d’abord, bien que ces documents aient pour unique objectif la conservation de données, ils imposaient une charge administrative importante en raison des périodes d’archivage obligatoires pour les dossiers d’audit.

"Tous ces documents occupent un espace considérable dans nos bureaux. Le gouvernement municipal de Taipei étant situé dans le quartier prisé de Xinyi, imaginez les coûts que cela représente pour nous chaque année !"

Ensuite, la récupération des données lorsqu'un besoin se présente dans le futur s’avère particulièrement inefficace. Retrouver une information précise implique de parcourir de nombreux dossiers papier, une tâche fastidieuse et frustrante. De plus, toute modification ou collaboration avec d'autres unités est difficile à mettre en place, entraînant des malentendus et des retards dans les processus. Même l’ancienne approche de "numérisation", qui ne couvrait pas l’ensemble du flux de travail, nécessitait un effort manuel considérable, obligeant à scanner encore et encore des documents papier pour les intégrer au système. Bien que cette méthode ait facilité la recherche d’informations, elle mobilisait toujours une quantité importante de ressources humaines, loin de la fluidité d’une saisie électronique directe dans une base de données unifiée.

Un incendie mortel dans un KTV de Taipei a poussé la municipalité à accélérer la révision des lacunes dans la gestion globale, le mécanisme de rappel et la notification instantanée entre unités lors du processus d'audit. L'année dernière, elle a entamé la construction d'un nouveau système avec Ragic.

Ce nouveau système d'E-audit, conçu avec Ragic, vise à établir un cycle de digitalisation complet. Chaque unité et chaque processus doivent être numérisés, dès les premières étapes de la collecte des données. Les auditeurs sur site utilisent l'application Ragic pour remplir les feuilles de collecte, y compris le téléversement de photos pour fournir des informations plus complètes.

Simplifier la digitalisation des flux de travail : combler le fossé entre support papier et digital

Le défi de la numérisation des flux de travail réside souvent dans les écarts importants entre les processus papier et numériques. Les logiciels standard s'écartent généralement de manière significative des procédures papier, ce qui entraîne des difficultés de personnalisation. Cependant, Ragic, réputé pour sa grande flexibilité, offre une solution. Ses utilisateurs peuvent adapter les feuilles aux besoins spécifiques des auditeurs ou du personnel concerné. Egalement, dispose d'un champ de signature qui simplifie les approbations en permettant une signature rapide des feuilles. Grâce à sa personnalisation avancée, Ragic s'intègre parfaitement aux flux de travail existants, rendant la numérisation plus simple et supprimant les contraintes liées aux documents papier.

Ajuster les flux de travail en fonction des besoins

Une fois que les auditeurs sur site saisissent les détails du dossier, les données sont directement intégrées au système. Les étapes suivantes, notamment les vérifications, le suivi et la clôture des dossiers, se déroulent principalement sur la plateforme Ragic. Avec 27 unités d'inspection et plus de 100 fonctions d'audit sous la responsabilité du gouvernement, chaque unité applique ses propres protocoles de contrôle interne et ses pratiques de gestion pour assurer les missions qui lui sont spécifiques.

Les solutions logicielles classiques impliquent souvent que des membres de l'équipe de développement mènent des entretiens individuels avec les utilisateurs afin de définir leurs besoins et de concevoir les systèmes correspondants. Cette approche peut s'avérer laborieuse, notamment en cas de malentendus ou si le contexte organisationnel réel n'est pas pleinement pris en compte, ce qui entraîne par la suite des ajustements complexes et coûteux.

Ragic adopte cependant une approche différente. Le Département de l'éthique gouvernementale de la municipalité de Taipei prend l'initiative d'organiser des formations afin de transmettre les connaissances sur Ragic aux futurs utilisateurs des différentes unités. Ils apprennent à utiliser efficacement la plateforme, à concevoir et modifier leurs feuilles, ainsi qu'à les adapter à leurs besoins spécifiques. Grâce à cette méthode, les utilisateurs sont en mesure de créer leurs propres feuilles et d’élaborer leur propre flux de travail, comme la mise en place de rappels nécessaires à la collaboration en équipe. Cela facilite considérablement les ajustements et offre une grande flexibilité.

Tableau de bord des informations sur l'approvisionnement en agriculture, pêche et élevage

Comment les programmeurs peuvent-ils aider les employés gouvernementaux à améliorer leur efficacité avec une approche plus simple et moins contraignante ? Voici un exemple de la manière dont l'équipe technique du Département des technologies de l'information de la municipalité de Taipei a aidé le Département du développement économique à créer le "Tableau de bord des informations sur l'approvisionnement en agriculture, pêche et élevage".

Le Bureau du développement industriel de Taipei partage depuis longtemps les volumes de transactions quotidiennes et les prix de gros des produits agricoles et d’élevage sur son site web, afin d’informer le public. Cependant, jusqu'à l'année dernière, ces mises à jour étaient encore effectuées manuellement. Les données étaient téléchargées depuis le site Open Data, puis organisées méticuleusement dans des fichiers Word, un par un, avant d'être publiées en ligne

Ce processus avait plusieurs inconvénients. Tout d'abord, il était extrêmement chronophage et nécessitait beaucoup de main-d'œuvre. Chaque jour, le personnel chargé du suivi des marchés devait consacrer une à deux heures à la mise en forme du principal fichier Word. De plus, la gestion des données était souvent confiée à différents prestataires à des moments distincts, entraînant des incohérences dans les références de données et une présentation moins précise des informations. Sans visualisation graphique, ces données étaient également moins accessibles à une audience étendue.

L'équipe technique a alors mis en place une solution innovante en combinant Ragic avec un outil de reporting externe (PowerBI). Ils ont repensé le processus pour l'automatiser : les prix quotidiens, les volumes de transactions et d'autres informations auparavant stockées dans des fichiers Word ont été restructurés et intégrés dans des feuilles Ragic. Grâce à la fonctionnalité d'importation périodique depuis une URL, les fichiers CSV publiés par le gouvernement sont importés quotidiennement dans Ragic. Ces informations sont ensuite synchronisées en temps réel avec le site web du Marché de Taipei via une intégration API, permettant ainsi la mise à jour continue du "Tableau de bord des informations sur l'approvisionnement en agriculture, pêche et élevage".

Cette transition vers un processus automatisé a supprimé la nécessité de trier et de comparer les données, permettant ainsi d’économiser en moyenne une heure de travail par jour. De plus, grâce à un calendrier de mise à jour fixe, les écarts liés à des informations désynchronisées ont été complètement éliminés.

Automatiser ce processus par le biais d’un appel d’offres aurait nécessité un budget estimé à 10 000 USD et au moins deux mois de délais en raison des procédures administratives. En ajoutant le temps de développement, il aurait fallu au moins trois mois, même dans les meilleures conditions. En revanche, en exploitant tout le potentiel de Ragic, l’équipe technique a mené à bien le projet en moins d’un mois, sans coût supplémentaire. Cette approche a non seulement permis un gain de temps considérable dans le développement, mais aussi d’éviter les lourdeurs administratives des marchés publics.

Une économie budgétaire totale de plus de deux millions de dollars

Le Système d'attribution des tâches de prévention COVID-19, le Système d'E-audit et le Tableau de bord des informations sur l'approvisionnement en agriculture, pêche et élevage ne ne sont que quelques-unes des nombreuses applications de Ragic adoptées par la municipalité de Taipei. A ce jour, plus de 2 000 feuilles ont été créées, en grande partie directement par les utilisateurs eux-mêmes.

Lorsqu'on considère l'ensemble de ce qui a été accompli avec Ragic, si ces systèmes avaient été développés via des appels d’offres standards et externalisés, les coûts d’établissement et de maintenance auraient été considérables, chaque projet nécessitant un contrat distinct et un prestataire dédié.

Prenons l’exemple du Système d’E-audit, qui a remplacé plusieurs anciens systèmes : la municipalité estime qu’un développement classique aurait coûté plus de mille dollars américains. En intégrant les besoins des 27 unités concernées ainsi que les frais de maintenance sur cinq ans, ce montant aurait dépassé 1,5 million de dollars. Grâce à l’abonnement annuel fixe de Ragic, les économies réalisées dépassent 2 millions de dollars, offrant un allègement budgétaire significatif.

Au-delà de sa flexibilité éprouvée, qui a séduit de nombreux gouvernements à travers le monde, Ragic propose également une version sur-site pour les administrations souhaitant héberger leurs données en interne. Son impact ne se limite pas à l’optimisation des processus : il favorise une gestion plus efficace et économique, tout en garantissant une sécurité optimale des données. Ragic s’impose ainsi comme un outil stratégique pour une gouvernance moderne et performante.