Comment l'équipe marketing de Do it Best Corp. a utilisé Ragic pour créer une base de données de gestion de projet sans avoir à écrire une seule ligne de code

En tant que seul distributeur appartenant à ses membres et couvrant toute la gamme des matériaux d’aménagement intérieur et de bricolage, les magasins de Do it Best Corp. sont présents dans chaque Etat des Etats-Unis ainsi que dans 57 autres pays, avec plus de 3 000 membres (magasins indépendants) à travers le monde.

John Sargent fait partie de l'équipe responsable de l'une des missions principales du département marketing de l'entreprise - les projets de conception de magasins. Leur objectif est d'aider les membres à augmenter leurs ventes en créant des designs de magasins attrayants, aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur. Ils analysent les marchés pour identifier les meilleurs emplacements potentiels où les membres pourraient ouvrir de nouveaux magasins et évaluent la pertinence d'une expansion ou d'un déménagement des magasins existants. Ces projets s'étendent souvent sur plus d'un an.

Avant Ragic: une gestion conventionnelle des données

A l'origine, l'ensemble des données utilisées dans la gestion des projets de conception de magasins était stocké dans des tableurs Excel : données des membres, coordonnées, dates clés des projets, etc...Des détails essentiels à conserver dès le premier appel téléphonique jusqu'à l’inauguration du nouveau magasin. Pour générer des rapports, ils devaient fusionner des dizaines de feuilles de calcul chaque mois,—un processus terriblement long et sujet aux erreurs.

Progressivement, ils ont mis en place un logiciel de GRC/CRM (basé sur un système ancien) pour suivre les données de base des projets, et Microsoft Access pour le suivi des dépenses liées aux projets.

Cependant, la moindre modification du flux de travail nécessitait l'intervention de l’équipe informatique. Cela impliquait de demander leur aide plusieurs jours à l’avance, rallongeant encore davantage le processus.

Le tournant décisif : une solution magique en quelques semaines seulement

L’équipe informatique a confirmé que le système actuel allait être abandonné, car le logiciel était en fin de vie. Ils n’avaient donc pas d’autre choix que de trouver une solution pour migrer leurs données dans les plus brefs délais.

Ils ont étudié de nombreuses options logicielles avant de porter leur choix sur Ragic- , un créateur de bases de données en ligne sans code, semblable à un tableur. C’était exactement l’outil qu’ils espéraient trouver : convivial, sécurisé, sophistiqué mais flexible, permettant de modéliser facilement une base de données selon leurs besoins. Il cochait toutes les cases : un bon support, la possibilité de sauvegarder les données, un prix abordable… Mais surtout, il leur permettait d’apporter eux-mêmes des modifications au système, sans solliciter leur équipe informatique déjà bien occupée.

Sargent n’avait que des connaissances minimales en matière de bases de données,mais il a appris à créer l’application de base de données et a conçu le flux de travail idéal à partir de zéro, en utilisant la documentation pour la création de base de données, les vidéos tutorielles, et les webinaires proposés par Ragic.

Lorsqu"il rencontrait des difficultés, notamment lors de l'implémentation des formules, qui fonctionnent différemment des formules dans MS Excel, il demandait simplement de l’aide à l’équipe de support de Ragic, en expliquant brièvement ce qu’il cherchait à accomplir. Cet échange se faisait par tickets de support, appels téléphoniques, sessions d’aide par webinaire, avec Ragic Community, ou via le bot de support Ragic.

En l'espace de quelques heures, l'équipe a exporté toutes les données de leur ancien système vers des feuilles de calcul Excel, puis les a importées dans leur nouveau système Ragic.

En quelques semaines seulement, les données étaient sécurisées et l'application prête à être utilisée — il ne restait plus qu'à dire adieu pour de bon à l'ancien système.

La flexibilité de modéliser et remodeler la base de données sans l’aide de l’équipe informatique

A l'origine, ils utilisaient Ragic pour stocker les données de suivi de projet de base, tandis que le suivi des dépenses de projet était toujours géré via Microsoft Access. Impressionné par les possibilités offertes par Ragic, le manager de Sargent lui a demandé de créer une application de suivi des dépenses de projet avec Ragic et de fusionner ces deux ensembles de données auparavant distincts en un seul support.

Une vraie flexibilité dans la création et la liaison de nouvelles "sections" à la base de données

En créant simplement de nouveaux onglets et feuilles dans leur base de données Ragic, Sargent et son équipe ont pu ajouter de nouvelles sections et catégories pour stocker différents ensembles de données, puis les lier entre elles dans la base de données—le tout sans avoir besoin de faire appel à l’équipe informatique.

Configuration simplifiée des droits d'accès

Protéger les données des utilisateurs externes et gérer les autorisations d'accès à la base de données pour différentes personnes au sein de l’entreprise peut sembler complexe, mais Sargent a pu le faire avec Ragic. Lors de la conception de ses feuilles, il a mis en place des droits d'accès permettant de s’assurer que seules les bonnes personnes puissent consulter, ajouter, modifier, télécharger des données et générer des rapports directement depuis la base de données.

Recherche de données rapide et précise

Les propriétaires de magasins peuvent réalisés plusieurs projets d'aménagement sur une période donnée. Dans la principale base de données de projets, grâce aux outils de recherche et de filtrage de Ragic, les utilisateurs peuvent retrouver rapidement des informations précises sur un membre, quelle que soit la date à laquelle elles ont été ajoutées à la base. Il leur suffit d’entrer certains critères comme la référence du projet, le nom du magasin du membre ou en faisant une recherche par intervalle de temps.

De plus, la recherche des dépenses et de l’ensemble des opérations budgétaires d’un projet est désormais instantanée, grâce à leur intégration aux données principales dans Ragic.

Gestion centralisée des données pour favoriser le travail collaboratif

Avec une équipe dispersée à travers le monde pour travailler sur des projets d'aménagement de magasins, il était essentiel de disposer d’un espace centralisé pour assurer un suivi efficace. Grâce à la base de données Ragic, ils peuvent désormais stocker, mettre à jour, gérer et synchroniser leurs données en temps réel, où qu'ils soient, dès qu'une connexion Internet est disponible.

La possibilité d'être créatif

Enregistrement des discussions dans les sous-tables

Les sous-tables dans Ragic sont généralement utilisés pour stocker des données en relation un-à-plusieurs, comme plusieurs informations en lien avec un produit pour une commande de vente unique. Cependant, l'équipe de Sargent a fait preuve de créativité et les utilisent comme "boîte de discussion" pour enregistrer leurs échanges sur chaque projet, afin de suivre ce qui avait été dit précédemment.

Remarque : l'image ci-dessus est une illustration d'utilisation des sous-tables créée par l'équipe de Ragic.

Une série de données pour plusieurs fonctionnalités

Les feuilles Ragic sont les éléments de base de la base de données Ragic, et la personnalisation des bases de données se fait en modifiant ou en ajoutant des composants aux design de chacune de votre feuille. De cette manière, une base de données Ragic augmente en taille et en robustesse à mesure que de nouvelles feuilles et données sont ajoutées ou liées entre elles.

Dans leur base de données, Sargent a créé des versions multiples de certaines feuilles —des feuilles dupliquées avec les mêmes valeurs de données, configurées pour afficher des ensembles de données différents ou attribuer des droits d'accès différents aux utilisateurs sans affecter les valeurs des données, car elles récupèrent les données de la même source.

Ils utilisent actuellement cette méthode pour générer rapidement des rapports avec l’ensemble de données de leur choix, et pour générer des données pour une version différente de la feuille. Par exemple, ils vont créer un rapport complet sur la performance mensuelle d'un projet à partir d'une version de la feuille lui étant associé, et génèrent des rapports individuels sur les ventes mensuelles, la facturation et les données du potentiel de marché à partir d'autres versions de la même feuille.

Comparer et se démarquer

Pour savoir où se situe l'entreprise face à la concurrence, Sargent a créé une feuille dans la base de données permettant de filtrer et d'afficher les performances de l'entreprise. Cela lui permet d'effectuer facilement des comparaisons de marché et d'identifier les axes d'amélioration nécessaires pour continuer à "être les meilleurs" chez Do it Best!

Repousser les frontières

Dès que l'équipe a commencé à utiliser Ragic, la réputation de Sargent en tant que créateur d'applications de bases de données s'est répandue. Son manager, impressionné par les possibilités offertes par Ragic, lui a confié la mission d'étendre son utilisation à d'autres projets.

Peu à peu, d'autres départements ont adopté Ragic pour la gestion de leurs données : logistiques, ventes, ressources humaines, etc...

Image issue de https://www.doitbest.com/pages/the-color-bar

Aujourd'hui, plus de 30 utilisateurs internesexploitent la base de données, dont 2 administrateurs système chargés de sa gestion.

(Ragic permet l'ajout de plusieurs administrateurs système dans un seul compte de base de données. Veuillez cliquer icipour plus d'information.)

Quel impact sur sa carrière ?

Grâce à son immense contribution, ayant permis à son entreprise de réaliser des gains d’efficacité substantiels, Sargent n’a pas seulement obtenu une augmentation, il a aussi acquis une réputation d’employé "superstar".

Avec grand sourire, il remarque :

"Nous utilisons Ragic pour gérer les données de notre entreprise depuis plus de 4 ans maintenant."

Plan de développement futur

Interrogé sur les perspectives d'évolution de l'utilisation de Ragic, il décrit avec enthousiasme leur projet d'automatiser le traitement des données de l'entreprise, notammet la mise en place de procédures d'approbation interservices.

Il est convaincu que cette initiative optimisera la rapidité et l'efficacité des flux de travail quotidiens.