D'Excel à Ragic : ma (r)évolution en base de données

Mon entreprise est un cas d'école : nous importons de la bière d'Europe pour la distribuer en Asie. Du commerce international tout ce qu'il y a de plus classique. Principalement du B2B, avec des ambitions B2C. Les données avec lesquelles nous travaillons sont également classiques : fournisseurs, produits, listes de prix, clients, etc...Mais après 10 ans d'activité, le volume et la complexité des données ont augmenté, au point que nos précieux tableurs Excel sont devenus insuffisants.

Dans cet article, je vais tenter de vous expliquer pourquoi vous devez utiliser un vrai constructeur de base de données et abandonner vos tableurs.

Plus l'entreprise grandit, plus le tableur devient chaotique

« Qu'est ce qu'un ERP (ou CRM) et pourquoi en ai-je besoin ? »

Si vous êtes un entrepreneur ou un nouveau dans le monde du commerce, vous avez sûrement vu cette question sur différents forums lors de vos recherches sur les meilleurs outils et autres astuces pour bien réussir. Je n'ai donc pas besoin de vous l'expliquer, car il existe déjà de nombreuses réponses à cette question.

Peut-être que quand vous avez lancé votre entreprise, vous n'avez pas utilisé d'ERP. Ou vous gérez votre ERP et vos données de vente soi sur Excel, soit sur Google Sheets, plus d'autres fichiers isolés contenant vos factures et d'autres documents. Et si comme moi, vous avez démarré votre entreprise seul, cela peut même sembler suffisant pour vos besoins. Après tout, il n'y a pas tant de données à organiser. Dans mon cas, je travaillais avec une seule brasserie, vendant un seul type de bière à seulement un ou deux types de clients (bars et restaurants).

Mais à mesure que votre activité se développe et se complexifie, vous générez plus de données, et faites face à de nouveaux paramètres que vous n'aviez pas anticipés. Donc vous ajoutez des colonnes, des commentaires, et cela devient très vite chaotique. Le profil client d'un bar et celui d'un consommateur individuel sont très différents. Si la date de création d'une entreprise n'est pas forcément pertinente, la date d'anniversaire d'un consommateur individuel est d'une grande importance. Donc vous ajoutez une colonne « Anniversaire ».

Puis vient la complexification liée aux formules et aux liaisons entre vos différents onglets et tableurs, comme VLOOKUP. Si vous créez des documents depuis Excel (factures, notes de livraison, etc…) vous connaissez VLOOKUP.

Après avoir regardé un tutoriel sur la création d'une liste déroulante à partir de vos noms de clients, utilisez =VLOOKUP pour le reste des données, et voilà, toutes les informations nécessaires se chargent sur votre modèle. En réalité, cela peut être déjà un défi. Surtout si vous voulez un document propre, sans #N/A ou #VALUE!, alors vos formules doivent ressembler à quelque chose comme ça :

=IFERROR(VLOOKUP(D13, Client_Database, 3, 0),"")

=IFERROR(IF(F28*G28=0, "",F28*G28),"")

=IF((OR(F345="AB", F345="CD")), D345," ")

Ceci n'est qu'un exemple, mon but étant de montrer que créer des relations entre données sur Excel nécessite de l'entraînement, des connaissances et des formules. Pour moi, utiliser des formules ressemble à du codage. Les développeurs bondissent peut-être de leur chaise, mais à mon avis, les formules ne sont pas intuitives, il faut les apprendre pour les utiliser, elles ont leur propre logique d'espacement et de ponctuation, c'est comme une langue différente.

Puis, vient le moment où vous devez partager vos tableurs. Selon votre modèle d'entreprise, à un moment donné, être un solopreneur n'est plus une option, et vous devez partager vos précieux fichiers Excel.

C'est à ce moment-là que j'ai commencé à travailler avec OneDrive, pour que mon partenaire commercial et mes employés puissent également accéder aux tableurs et les modifier sans avoir besoin de s'envoyer mutuellement la version finale de chaque fichier. Or is it Final-1.2? Or Final_2? Vous voyez ce que je veux dire. Cela fonctionne tant que les données partagées peuvent être consultées ou modifiées par l'autre personne. S'il s'agit d'un stagiaire ou d'un employé, vous ne voulez peut-être pas qu'ils voient toutes les informations clients, mais en même temps vous avez besoin qu'ils créent de nouveaux clients. C'était le premier limitation que j'ai rencontrée en utilisant des tableurs comme base de données : le partage des données.

Finalement, quelque chose que je n'avais vraiment pas anticipé est arrivé : alors que mon activité continuait de croître, mon ERP se complexifiait jour après jour, il fallait ajouter des lignes, des suivis, des colonnes, adapter la mise en forme conditionnelle, écrire de nouvelles formules, importer des données d'autres feuilles, et mes fichiers Excel ont comencé à ralentir et à planter. C'est là où j'ai été obligé de chercher sérieusement des alternatives pour gérer mes données.

Des besoins simples rendus plus simples

Alors que les ralentissements Excel persistaient, ma quête d'une nouvelle solution a commencé. J'ai donc fait plusieurs recherches Google : ERP gratuit

Soyons honnêtes, la première fois que vous avez cherché un ERP, vous en cherchiez un gratuit. Sauf que vous avez aussi découvert qu'ils ne sont pas gratuits, ou pas longtemps, ou pas beaucoup. Mais le prix n'était même pas mon problème principal. La vérité est que je m'étais attaché à mon système Excel. Je l'avais développé, je l'avais transformé pour qu'il devienne exactement ce que je voulais. J'ai essayé plusieurs ERP très connus, ils fonctionnaient bien, mes tableurs me manquaient. J'avais commencé mon Excel avec une feuille vierge, je l'avais façonné selon mes besoins. La liberté de pouvoir absolument tout personnaliser me manquait.

Ce fut le cas jusqu'à ce que je trouve enfin Ragic et sa façon unique d'utiliser les tableurs pour gérer les données. C'était comme une révélation. En bref,je peux faire tout ce que je faisais avant, juste plus rapidement, plus simplement, plus sûrement et même plus encore. Les problèmes de partage ? Disparus. Les ralentissements ? Disparus. Le ”codage” ? Disparu. La liberté totale de personnalisation ? Présente.

Je pourrais vous expliquer comment Ragic vous permet de gérer l'accès et le partage de vos données, ou comment il utilise un tableur à deux faces qui vous permet, d'un côté, d'enregistrer chaque entrée avec tous les détails nécessaires mais qui, de l'autre côté, fournit un résumé clair de toutes vos entrées avec uniquement les détails principaux que vous avez sélectionnés. Mais tout est déjà expliqué sur le site internet de Ragic. Je dirai simplement que ce système rend l'ajout de nouvelles données dans Ragic bien plus fluide qu'avec Excel. Et aussi plus sûr, car l'utilisation d'un véritable outil de base de données aide également à éviter les erreurs de saisie.

Fait amusant, mon partenaire commercial ne voulait pas passer d'Excel à Ragic, la fameuse résistance au changement. J'ai profité du Nouvel An pour forcer ce changement, je l'appelle la résolution Ragic. Une fois le changement imposé, il lui a fallu exactement 1 minute pour l'adopter. C'est parce qu'il venait de créer son compte et de générer sa première facture sur Ragic, et qu'il lui a fallu exactement 1 minute pour comprendre comment faire. Comme l'interface ressemble beaucoup à celle d'Excel, la transition est naturelle !

Jusque-là, l'utilisation que nous faisions de Ragic était entièrement gratuite. Depuis, nous n'avons cessé d'améliorer notre CRM en ajoutant et en reliant de nouvelles pages et données : stocks de produits, bons de livraison, bons de commande, liste des fournisseurs, tarifs, supports marketing, réclamations clients, etc...Tout est facilement connecté sans avoir besoin de formules ou de code.

En réalité, nous ne faisons qu'effleurer les possibilités offertes par Ragic. Une autre entreprise, d'un secteur totalement différent et opérant à une toute autre échelle, a une formule bien à elle quand elle rencontre un besoin ou un problème lié aux données : Just Ragic it!

Notre base de données est une entité vivante qui évolue avec l'entreprise. Ce qui n'était qu'un simple CRM commence maintenant à ressembler à un ERP.

Essayez-le !

Ce n'est jamais facile de changer ses habitudes, surtout quand elles ne sont pas totalement mauvaises. Alors pourquoi le faire ? Pourquoi commencer à payer pour un CRM quand Excel nous convient jusqu'ici ? Pourquoi risquer de perdre nos données en passant à un autre logiciel ?

La réponse à toutes ces questions est simple : essayez, tout simplement. Utiliser le bon outil pour le bon travail, c'est simplement meilleur.

Mieux encore : vous pouvez commencer dès le début avec le bon outil. Avec le recul, j'aurais gagné un temps fou si j'avais utilisé Ragic dès le premier jour. Mon excuse ? Je ne savais pas que ça existait.

Maintenant que vous le savez, essayez-le !