Voitures de course et Ragic : un système flexible qui stimule l'efficacité d'une équipe dynamique

« Nous sommes comme une entreprise de rêve, travaillant avec des clients fortunés qui veulent faire de la course automobile ». C'est ainsi que Pete, le responsable administratif de Cameron Racing qui a construit l'ensemble de la base de données de Cameron Racing depuis zéro, décrit l'activité de l'entreprise. Ils gèrent tout ce qui est lié à la course automobile, de l'acquisition des voitures à leur préparation, en passant par la formation des pilotes - tout ce qui touche à la course, Cameron s'en occupe

« Je savais ce que je voulais, et quand je l’ai trouvé, je me suis dit : "c'est celui-là". J’ai passé environ deux minutes à découvrir Ragic, et c’était vraiment un coup de foudre. » C’est ainsi que Pete décrit Ragic, un outil qui joue un rôle central dans les opérations de Cameron Racing. Il centralise la gestion d'absolument tout : les documents comme le manuel d’utilisation de l’écran du patron, les contrats avec les pilotes, les bons de commande et de vente de pièces automobiles, ainsi que la gestion des salaires des employés.

Le défi

Ragic n'est pas le premier outil magique de Cameron Racing—c'est Pete. Pete a d'abord rencontré Steve, le propriétaire de Cameron Racing, lorsqu'il était en charge de gérer les déplacements de l'équipe en tant qu'agent de voyage. A l'origine recruté pour aider à l'organisation administrative, les choses ne se sont pas passées exactement comme prévu—ou peut-être mieux que ce qu'ils avaient imaginé. Après seulement un jour et demi, Pete a réalisé l'ampleur du défi et a dit : « Mec, tu as vraiment besoin de quelqu'un pour organiser le bureau. » Et tout s'est enchaîné naturellement. Les 45 années d'expérience de Pete semblaient l'avoir parfaitement préparé à devenir responsable administratif chez Cameron Racing.

Quand Pete a rejoint l'équipe, Steve faisait tout soit manuellement sur papier, soit sur ordinateurs avec un logiciel inadapté. Il rédigeait les chèques à la main, les mécaniciens notaient sur des bloc-notes les interventions effectuées et les pièces installées sur les voitures. L'écriture des mécaniciens ? Illisible. Lorsque Pete a essayé de transférer ces documents dans QuickBooks, ça a été un véritable cauchemar.

Pete et l'ancien chef d'équipe de Cameron Racing étaient tous les deux d'accord que la solution passait par un logiciel de gestion. L'ancien chef d'équipe avait envisagé des solutions clés en main, mais elles ne correspondaient pas parfaitement à leurs besoins, et surtout, elles étaient trop chères.Pete, lui, savait précisément ce qu'il cherchait et a décidé de s'y mettre sérieusement. Après avoir parcouru internet, il a découvert Ragic. En à peine deux minutes, il était convaincu — la flexibilité propre à Ragic lui permettait de construire ce dont il avait besoin, à sa façon, ce qui était parfait pour leur secteur si spécifique.

Alors que l'équipe était sur les circuits, Pete a passé deux semaines à se plonger dans Ragic. Au retour de Steve, ce fut l'instant décisif. Il était furieux—un des membres de l'équipe avait égaré un bloc-note très imporant puisqu'il répertoriait les interventions effectuées sur une voiture de course. S'en est suivi un véritable chaos – impossible de suivre ce qui avait été fait ni de facturer les clients correctement. Il fallait absolument éviter que cela ne se reproduise.

C'était le moment idéal pour Pete, qui avait préparé une maquette du système pour présenter Ragic. Steve a immédiatement saisi le concept, et sa réaction en dit long : « wow, c'est vraiment bien ! »

Aujourd'hui, Ragic gère leurs données comme ils aiment leurs voitures—rapide et précis. Avec tout numérisé, fini les bloc-notes égarés et le chaos qu'ils engendraient.

La facilité d'emploi : « Si ce vieux briscard peut le faire, c'est que vous avez un bon produit »

« J'avais besoin de quelque chose de simple. Si jamais il m'arrive quelque chose—oui, j'ai deux stents dans le cœur—il faut que ça puisse continuer à tourner sans avoir besoin d'une équipe de développeurs coûteux ou de solutions sur mesure. Le système doit être suffisamment intuitif pour quelqu'un qui a des compétences informatiques basiques. »

« Et Ragic correspond exactement à ça. Les gars viennent me voir avec des demandes comme, « Peux-tu ajouter un champ pour suivre le numéro de châssis de la voiture ? » Je peux le faire en deux minutes. Si un ancien comme moi peut le faire, c'est que vous avez un bon produit. »

Ce système qui gère leurs opérations principales dans Ragic ne comprend aucune ligne de code personnalisée. Pete l'a configuré en utilisant uniquement les fonctions natives de Ragic.

L'indispensable application Ragic

Dans ce secteur, tout le monde est toujours en déplacement, sauf Pete, qui a de toute façon déjà beaucoup voyagé lorsqu'il était agent de voyages.Il adore son travail qui consiste à tout gérer sur Ragic derrière son bureau. Pendant ce temps, le reste de l'équipe est constamment sur les circuits. Par exemple, Steve voyage fréquemment ; si on est mercredi, il est probablement en route pour la prochaine course.

Steve, et d'autres comme lui, tirent pleinement parti de l'application mobile Ragic. « La moitié de notre équipe voyage avec le camion IMSA—le camion de la International Motorsports Association —qui part pour la côte Est en mai et ne revient qu'en octobre.Ils peuvent passer des semaines, voire un mois et demi là-bas, avec seulement quelques courtes pauses ici à la maison. »

Grâce au système cloud de Ragic et à son application mobile, Steve et son équipe peuvent enregistrer et accéder aux données en toute fluidité, où qu'ils soient. « La possibilité d'enregistrer le travail à distance et d'accéder aux informations à tout moment est essentielle. Elle change véritablement la donne. Convaincre les jeunes membres de l'équipe d'utiliser des bloc-notes papier est pénible (d'où les gribouillis illisibles), mais ils ont des facilité avec la technologie. Avoir l'application Ragic signifie qu'ils peuvent tout gérer depuis leurs smartphones, ce qui a été un énorme avantage pour nous. »

Un exemple du journal de travail de Cameron dans l'application mobile Ragic

L'équipe de support, fiable et efficace

Au cours de ses deux années d'utilisation quotidienne de Ragic, Pete a envoyé 12 tickst de support. Comme il l'explique : “A chaque fois que j'ai eu des questions, votre équipe m'a répondu rapidement, généralement en quelques heures, et j'ai pu reprendre mon travail ! ” La réactivité et la fiabilité de l'équipe de support Ragic ont été des facteurs clés dans sa satisfaction continue avec la plateforme.

Et maintenant, que font-ils avec Ragic?

Le Journal de travail : le coeur des opérations

« Le Journal de travail est probablement la feuille principale de tout le système ; c'est pour nous la plus importante car elle contient tous les travaux effectués sur les voitures, les pièces installées et comptabilise les heures de travail des techniciens. »

Si le Journal de travail est le point de saisie initial de toutes les informations, les fonctionnalités de Ragic permettent de créer des relations entre chaque feuille grâce à des fonctions comme Lier et charger, Afficher les références de feuilles existantes, et Créer une nouvelle feuille depuis une sous-table permettent d'interconnecter les données entre plusieurs feuilles. Par exemple, lorsque vous consultez la Feuille véhicule client, vous pouvez facilement voir tous les travaux qui ont été effectués sur chaque voiture.

« Nous pouvons accéder à la fiche d'un véhicule client et voir tous les travaux qui ont été réalisés dessus ainsi que toutes les pièces qui ont été installées. Donc... si, par exemple, un client achète une nouvelle Radical, d'accord, qu'il l'utilise pendant quelques années puis la revend à quelqu'un d'autre, nous pouvons montrer au client tous les travaux qui ont été effectués sur la voiture. »

Extrait du Journal de travail de Cameron Racing et un exemple de liaison avec la feuille Véhicules clients

De la même manière, dans la feuille Centre des employés vous pouvez consulter l'historique complet des tâches effectuées par chacun des employés.

Extrait du Journal de travail de Cameron Racing et son interconnexionn avec la feuille Centre des employés

Cela élimine les silos de données, automatise les mises à jour entre les feuilles et rend l'information facilement accessible et exploitable..

Marie l'adore, c'est son outil magique pour la paie

L'une des utilisations les plus concrètes du logiciel est la façon dont Marie, spécialiste comptable chez Cameron Racing, gère la paie de tous les salariés en quelques clics. Grâce à la fonction de création de rapports, elle peut rapidement extraire des rapports détaillés sur les heures travaillées par chaque employé en moins de 5 secondes à partir des données saisies dans le Journal de travail par toutes les équipes durant leur intervention. Cela a grandement simplifié son travail par rapport à l'ancien système qui consistait à rassembler les documents papier de toutes les équipes, avec des niveaux de lisibilité variables selon l'écriture de chacun, puis à vérifier et calculer manuellement les heures.

« Nous avons une routine pour la paie, Marie lance simplement le rapport toutes les deux semaines et peut voir tout le travail effectué par chacun, le nombre d'heures travaillées, c'est un énorme gain de temps. »

Extrait du rapport de paiement

D'un pointage manuel cauchemardesque à un système de commandes organisé

« Pour les pièces des Radical, tout ce qu'on recevait de l'usine, c'était un tableur. Et il fallait saisir manuellement le numéro de pièce pour obtenir son prix. C'était un cauchemar. »

Imaginez le chaos : jongler entre plusieurs tableurs, vérifier manuellement la disponibilité des stocks et la correspondance des prix. La gestion des commandes de pièces pour les voitures de différents clients était devenue un cauchemar logistique en l'absence d'un système centralisé.

« Mais maintenant, avec Ragic, tout a changé. TLe tableur contient plus de 16 000 pièces qui nécessitaient auparavant une gestion manuelle — imaginez le temps que cela prenait ! Avec la fonction Ragic Importation depuis Excel, Pete dit, cela a pris deux minutes. L'ensemble a été très rapide. »

Tout part de la feuille Liste des prix des pièces RNW, où chaque nouveau lot de pièces est enregistré via le processus d' inventaire (1). Une formule est également appliquée pour convertir automatiquement les prix en dollars américains lorsque les pièces proviennent du Royaume-Uni (2)

Extrait de la feuille Liste des prix des pièces RNW

Lorsqu'ils saisissent une commande de vente, la sous-table Informations de vente est directement liée à la Liste des prix des pièces RNW, chargeant instantanément le prix correct et la quantité disponible.

Extrait de la feuille Commandes client

En revenant sur la feuille Liste des prix des pièces RNW, ils peuvent voir les entrées et sorties de stock en un seul coup d'oeil, avec les quantités mises à jour en temps réel, sans avoir à faire quoi que ce soit d'autres.

Dans l'Espace employé, vous ne voyez que vos informations

« C'est pratique car vous pouvez consulter l'Espace employé, et je l'ai configuré pour qu'ils ne puissent voir que les informations qui leurs sont liées ; ils ne peuvent pas voir les détails des autres. »

Les Droits d'accès garantissent que les informations sensibles restent privées, et les employés n'ont accès qu'à leur propre dossier pour maintenir la clarté, gardant les deux parties sur la même longueur d'onde pour des questions comme les missions et les congés.

Extrait de la feuille Espace employé

Ils l'ont vendu, aidant une autre société de gestion de course automobile à digitaliser leurs flux de travail

L'industrie de la course automobile est un marché très spécialisé, et trouver un système clé en main qui convient parfaitement est presque impossible. Cameron Racing avait essayé plusieurs solutions prêtes à l'emploi coûteuses auparavant, mais aucune ne répondait à leurs besoins. La seule solution était un système personnalisé, et Ragic s'est avéré être le choix parfait. Steve, le patron, pense que Ragic est quelque chose que chaque équipe de course pourrait utiliser. Vous vous souvenez du chef d'équipe mentionné ? Il a quitté Cameron Racing, mais avait participé à la recherche du bon système pour Cameron Racing. Il savait d'expérience combien il était difficile de trouver une solution qui fonctionnait - alors quand il est passé dans une nouvelle entreprise, la première chose qu'il a faite a été d'adopter la structure de base de données de Cameron Racing développée dans Ragic.